河北省卫生院采购制度

PAGE河北省卫生院采购制度一、总则1.目的为加强河北省卫生院采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于河北省各级卫生院的所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督，保障各方知情权。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，择优选取供应商。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本效益最大化，合理控制采购支出。诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责1.采购决策机构卫生院应设立采购决策机构，如采购领导小组等，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由卫生院领导、相关职能部门负责人等组成，其职责包括：审议采购政策、制度和流程。审批年度采购预算和采购计划。决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等关键事项。2.采购执行部门卫生院应明确采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门可以是单独设立的采购科室，也可以由相关职能科室承担采购职责，其职责包括：贯彻执行采购制度和流程。编制采购预算和采购计划。组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标、签订采购合同等。建立供应商管理档案，维护供应商关系。负责采购项目的验收工作。3.监督部门卫生院应设立监督部门，如纪检监察部门或内部审计部门，负责对采购活动进行全程监督。监督部门的职责包括：监督采购制度和流程的执行情况。检查采购活动的合法性、合规性和公正性。受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。4.使用部门采购项目的使用部门应参与采购需求的提出、技术规格的确定、验收等环节，其职责包括：根据实际工作需要，提出采购需求。协助采购执行部门制定采购技术规格和验收标准。参与采购项目的验收工作，对采购产品质量和性能进行评价。三、采购预算管理1.预算编制采购执行部门应根据卫生院的年度工作计划、业务发展需求和财务状况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑实际需求，避免盲目采购和重复采购。采购预算应与卫生院的年度财务预算相衔接，确保采购资金的合理安排。2.预算审批采购预算编制完成后，应提交采购决策机构进行审批。采购决策机构应根据卫生院的发展战略、资金状况等因素，对采购预算进行审核和批准。3.预算执行与调整采购执行部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等内容，报采购决策机构审批。采购预算调整后，采购执行部门应及时调整采购计划和采购合同。四、采购计划管理1.计划编制采购执行部门应根据采购预算和实际工作需要，编制季度、月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式等内容。在编制采购计划时，采购执行部门应充分考虑库存情况，合理安排采购时间和采购数量，避免积压和短缺。2.计划审批采购计划编制完成后，应提交采购决策机构进行审批。采购决策机构应根据采购预算、工作实际需求等因素，对采购计划进行审核和批准。3.计划执行与跟踪采购执行部门应严格按照批准的采购计划执行采购活动，确保采购任务按时完成。采购执行部门应建立采购计划跟踪机制，定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。如因特殊原因需要变更采购计划，采购执行部门应提出书面申请，说明变更原因、变更内容等，报采购决策机构审批。五、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：货物或服务采购项目单项采购金额达到100万元以上的。工程采购项目单项采购金额达到200万元以上的。单项采购金额未达到上述标准，但同一项目中货物、工程和服务采购的总金额达到300万元以上的。公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门确定邀请供应商名单。编制招标文件。向邀请供应商发出投标邀请书。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：采购执行部门成立谈判小组。编制谈判文件。确定邀请供应商名单。组织谈判。确定成交供应商。签订采购合同。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门提出单一来源采购申请。采购决策机构审批单一来源采购申请。采购执行部门与供应商协商确定采购价格和合同条款。签订采购合同。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：采购执行部门成立询价小组。编制询价文件。确定邀请供应商名单。向供应商发出询价单。供应商报价。询价小组对报价进行比较，确定成交供应商。签订采购合同。六、供应商管理1.供应商准入采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。供应商准入应按照以下程序进行：供应商提交准入申请，提供相关证明材料。采购执行部门对供应商提交的申请和材料进行审核。采购执行部门组织实地考察或样品检验，评估供应商的实际情况。采购决策机构审批供应商准入申请。采购执行部门将通过准入的供应商纳入供应商管理档案。2.供应商评价与考核采购执行部门应定期对供应商进行评价与考核，评价与考核内容包括供应商的供货质量、供货及时性、价格合理性、售后服务等方面。供应商评价与考核应按照以下程序进行：采购执行部门制定供应商评价与考核标准和方法。采购执行部门收集供应商的相关数据和信息，如交货记录、质量检验报告、用户反馈等。采购执行部门组织对供应商进行评价与考核，形成评价与考核报告。采购执行部门根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商关系维护采购执行部门应加强与供应商的沟通与协调，建立良好的合作关系。定期与供应商召开座谈会，及时了解供应商的情况，解决合作中存在的问题。采购执行部门应及时向供应商反馈采购需求和使用情况，帮助供应商改进产品和服务。采购执行部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。七、采购合同管理1.合同签订采购执行部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交法律事务部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送财务部门、监督部门等相关部门备案。2.合同履行采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行部门应及时向供应商支付货款，供应商应按时、按质、按量交付货物或提供服务。采购执行部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。如因特殊原因需要变更采购合同，采购执行部门和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。3.合同验收采购项目完成后，采购执行部门应组织使用部门等相关人员对采购产品进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行。验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量验收情况等内容。如验收不合格,采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。八、采购风险管理1.风险识别与评估采购执行部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。采购风险识别与评估应采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的采购风险，采购执行部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险事项，应采取加强管理、定期检查等措施；对于低风险事项，应采取日常关注、适当控制等措施。在采购过程中，采购执行部门应加强对市场动态的监测和分析，及时调整采购策略，降低市场风险；加强对供应商的管理和监督，确保采购产品质量，降低质量风险；通过招标、谈判等方式，合理确定采购价格，降低价格风险；加强合同管理，规范合同签订和履行，降低合同风险；加强廉政教育，建立健全廉政风险防控机制，降低廉政风险。3.风险监控与预警采购执行部门应建立采购风险监控与预警机制，对采购风险进行实时监控和预警。定期对采购风险状况进行评估和分析，及时发现风险变化趋势，发出预警信号。当采购风险达到预警阈值时，采购执行部门应及时采取措施进行处理，防止风险扩大和恶化。同时，应及时向上级领导和相关部门报告采购风险情况，以便采取相应的决策和措施。九、采购信息管理1.采购文件管理采购执行部门应建立采购文件管理制度，对采购活动中形成的各类文件进行规范管理，包括招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收报告等。采购文件应分类归档，妥善保存，保存期限应符合国家法律法规和行业标准的要求。采购文件应便于查阅和使用，以满足内部审计、监督检查等工作的需要。2.采购信息统计与分析采购执行部门应定期对采购信息进行统计和分析，包括采购项目、采购金额、采购数量、采购方式、供应商等方面的