村级档案规范与管理制度

PAGE村级档案规范与管理制度一、总则（一）目的为加强村级档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内的各类档案管理工作，包括但不限于村务管理、财务收支、项目建设、村民信息等方面形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则村级档案由村档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实准确原则档案内容必须真实反映本村各项工作的实际情况，确保数据准确无误。3.分类科学原则按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构设立村档案室，负责本村档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案室应具备必要的保管条件，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、归档工作，确保档案的及时、完整。2.对档案进行科学分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好登记和归还工作，确保档案安全。4.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并向上级主管部门报告。5.积极开展档案编研工作，为村级各项工作提供参考依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.村务管理类：包括村民会议记录、村委会决议、工作计划与总结、村务公开资料等。2.财务收支类：财务报表、账目凭证、审计报告等。3.项目建设类：项目申报材料、招投标文件、工程合同、竣工验收资料等。4.村民信息类：村民户籍档案、社会保障信息、土地承包资料等。5.其他类：上级文件、各类荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门和个人应在工作结束后及时将形成的文件材料移交档案室，不得积压或擅自销毁。2.移交的文件材料应齐全完整、格式规范、签字盖章手续完备。3.对重要文件材料应进行备份，以防原件损坏或丢失。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，将档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管条件1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品等。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映本村重大历史事件、重要决策、长期保存的文件材料等。2.长期保管的档案：保管期限为10年以上至50年的文件材料，如重要的财务账目、项目建设资料等。3.短期保管的档案：保管期限为1年以上至10年的文件材料，如一般性的村务文件、临时性的工作资料等。（三）档案的存放与排列1.按照档案的类别和保管期限进行存放，不同类别和保管期限的档案应分开存放。2.档案柜应编号，并标明存放档案的类别和范围。3.档案排列应按照编号顺序进行，便于查找和管理。五、档案的利用（一）利用范围本村村民、工作人员以及因工作需要的外部单位和个人，均可按照规定查阅、借阅档案。（二）利用手续1.查阅、借阅档案应填写申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限。2.申请表经档案管理人员审核后，报村负责人批准。3.查阅、借阅人员应按照批准的范围查阅、借阅档案，不得擅自扩大范围或泄露档案内容。4.查阅档案一般应在档案室进行，如需借出，应办理借阅手续，并限期归还。（三）利用登记档案管理人员应对查阅、借阅档案的情况进行详细登记，包括查阅、借阅人员姓名、单位、日期、内容、期限等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作由档案管理人员会同相关部门和人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限的规定，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核、村负责人批准后，予以销毁。2.销毁档案应填写销毁清册，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。3.销毁档案应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村级档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化扫描对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的相关标准。（三）数据录入与管理将档案的目录信息和扫描图像数据录入信息化管理系统，建立完善的数据库。加强对电子档案数据的管理，确保数据的安全和完整。（四）信息安全采取有效的信息安全措施，如防火墙、加密技术、访问控制等，防止电子档案数据的泄露、篡改和丢失。八、监督与检查（一）监督检查机构成立由村负责人、档案管理人员和村民代表组成的档案管理监督检查小组，负责对本村档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理的重点环节和部位进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中存在的突出问题