团市委档案收集归档制度

PAGE团市委档案收集归档制度一、总则（一）目的为加强团市委档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在团市委各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于团市委机关各部门、所属事业单位及下属团组织在工作中形成的各类档案的收集、归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则团市委档案工作实行集中统一管理，由办公室负责档案的综合管理，各部门、各单位明确专人负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的收集应确保内容真实、全面，反映团市委各项工作的实际情况，不得遗漏重要文件和资料，保证档案的完整性。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容特点、时间顺序等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，提高档案检索和查阅效率，为团市委各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案收集范围（一）党群工作类1.团市委党组会议记录、纪要、决议等文件材料。2.团市委机关党委工作文件、党员组织关系管理材料、党员教育活动记录等。3.共青团系统思想政治工作、宣传工作、文化活动等方面的文件、方案、总结、报道等材料。（二）组织建设类1.团组织设置、换届选举、团员发展、推优入党等工作的文件、报表、名册等材料。2.团干部选拔任用、培训、考核、表彰等方面的文件、档案。3.团市委与其他团组织交流合作、共建活动等相关材料。（三）青少年工作类1.青少年权益维护、预防青少年违法犯罪、青少年心理健康等工作的政策文件、调研报告、工作案例等。2.青少年志愿服务、社会实践、科技创新等活动的策划方案、活动记录、表彰材料等。3.青少年典型事迹宣传、青少年人才培养等方面的材料。（四）宣传教育类1.团市委宣传工作计划、总结、宣传资料、宣传报道稿件等。2.青少年思想道德建设、形势政策教育、主题教育活动等方面的文件、方案、教材等。3.团属媒体（网站、微信公众号、微博等）建设与管理的相关材料，包括内容发布记录、运营数据等。（五）活动赛事类1.团市委主办或承办的各类大型活动、会议、赛事的策划方案、活动通知、嘉宾邀请名单、活动议程、现场照片、视频资料、活动总结等。2.活动经费预算、决算报告及相关财务凭证。3.活动参与人员名单、签到表及活动成果展示材料。（六）人事管理类1.团市委机关及所属事业单位人员招聘、录用、调动、辞职、退休等手续文件及个人档案材料。2.干部职工工资福利、绩效考核、奖惩等方面的文件、报表。3.人事档案管理工作中形成的各类登记表、审批表、考核材料等。（七）财务管理类1.团市委机关及所属事业单位财务预算、决算报告、财务报表等。2.财务收支凭证、会计账簿、审计报告等财务档案。3.各类专项资金管理文件、项目经费预算及使用情况报告。（八）资产管理类1.团市委固定资产登记、清查、处置等方面的文件、报表、凭证。2.办公设备、办公用品采购与管理的相关材料。3.房产、土地等资产的产权证明、租赁合同等文件。（九）其他类1.上级团组织及市委、市政府等部门下发的与团市委工作相关的文件、通知、批示及办理结果。2.团市委对外联络、接待工作中形成的文件、资料、照片等。3.各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的相关信息记录。三、档案收集要求（一）及时性各部门、各单位应在工作完成或文件材料形成后的规定时间内，及时将档案收集整理并移交办公室。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年完成归档工作。（二）完整性收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、定稿、附件、批示、签批单等相关材料，确保档案能够全面反映工作全貌。（三）准确性档案内容应真实准确，字迹清晰，数字准确，不得擅自修改、涂抹或伪造档案材料。（四）规范性收集的档案应符合档案管理的规范要求，使用统一的纸张、格式和书写工具，确保档案的整齐、美观和便于长期保存。四、档案归档流程（一）部门整理1.各部门、各单位负责本部门档案的收集、初步整理工作。按照档案分类标准，对工作中形成的文件材料进行分类、排序、编号，并编制档案目录。2.对每份文件材料进行核对，确保文件内容完整、准确，签字盖章齐全。对于破损、褪色的文件应进行修复或复制。3.将初步整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。（二）移交归档1.各部门、各单位在每年规定时间内，将整理好的档案移交至办公室。移交时，填写档案移交清单，详细注明档案类别、数量、移交时间等信息，并由双方签字确认。2.办公室档案管理人员对移交的档案进行认真核对和检查，对不符合要求的档案及时退回原部门进行补充或整改。3.经检查合格的档案，办公室档案管理人员按照档案管理的要求进行进一步整理、编目、上架，完成归档工作。五、档案分类与编号方法（一）分类方法团市委档案采用年度机构问题分类法进行分类。1.年度分类按照文件形成的年度进行分类，如2020年、2021年等。2.机构分类根据团市委内部机构设置，分为办公室、组织部、宣传部、青少年发展部等类别。3.问题分类在每个机构类别下，再按照档案内容所反映的问题进行细分，如党群工作、组织建设、青少年工作等。（二）编号方法档案编号采用“年度+机构代码+问题代码+顺序号”的结构。1.年度代码采用公元纪年，取四位数字，如2020。2.机构代码根据团市委内部机构设置，为每个部门赋予两位代码，如办公室为01，组织部为02等。3.问题代码在每个机构类别下，为不同的问题类别赋予两位代码，如党群工作为01，组织建设为02等。4.顺序号按照档案在该类别中的排列顺序，从001开始依次编号。例如，团市委办公室2020年形成的党群工作类第5份档案编号为：20200101005。六、档案保管期限（一）永久保管1.团市委党组重要会议记录、决议等文件材料。2.团市委机关及所属事业单位的机构沿革、大事记等反映单位历史面貌的档案。3.涉及团市委重大权益、重要资产处置等具有长远查考利用价值的文件材料。4.上级团组织及市委、市政府等部门颁发的对团市委工作具有重要指导意义的文件。（二）定期保管1.30年保管期限（1）团市委组织建设、青少年工作等方面的重要文件、规划、总结等材料。（2）团市委举办的大型活动、会议、赛事的主要文件材料及成果总结。（3）团市委人事管理、财务管理等方面的重要文件及长期需要查考的档案。2.10年保管期限（1）一般性的工作文件、通知、简报等。（2）短期的活动策划方案、活动记录等。（3）年度考核、表彰等方面的一般性文件材料。七、档案保管与保护（一）保管场所1.办公室应设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别、保管期限等进行合理排列，便于档案的存放和查找。（二）档案整理与上架1.档案管理人员应定期对档案进行整理，检查档案的完整性和保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。2.按照档案编号顺序，将档案整齐排列上架，并在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于快速查找和利用。（三）档案保护措施1.采取有效措施防止档案霉变、虫蛀、鼠咬等，定期对档案库房进行清扫和消毒，投放防虫、灭鼠药物。2.对磁性载体档案（如光盘、磁带等）应定期进行检查和复制，防止信息丢失。3.档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，确保档案安全。八、档案利用与借阅（一）利用原则1.团市委档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和保密。2.档案利用应服务于团市委各项工作，为领导决策、工作研究、工作查考等提供依据和参考。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的人员，可到办公室档案查阅室进行查阅。查阅时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期（年、月、日）、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的，并经档案管理人员同意后，方可查阅。2.借阅确因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，注明借阅档案的类别、数量、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报办公室负责人审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅或借阅档案的时间、人员、内容、用途等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人担任组长，成员包括档案管理人员及相关业务部门人员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案保管期限表，对到期档案进行逐卷审查，分析档案的现实利用价值和历史保存价值。2.对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案，应编制档案销毁清册，注