档案库房管理制度图解

PAGE档案库房管理制度图解一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房的管理工作，包括各类纸质档案、电子档案等的存储与保管。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密。2.科学管理原则：运用先进的管理方法和技术手段，提高档案管理的效率和质量。3.方便利用原则：便于档案的查阅、借阅和使用，满足公司各项工作的需要。二、档案库房环境管理（一）选址与布局1.选址要求档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的地方，避免靠近水源、火源和污染源。库房周围应保持整洁，无杂物堆积，确保消防通道畅通。2.布局规划档案库房应分为档案存储区、整理区、查阅区等不同功能区域，各区域之间应保持合理的间距，便于操作和管理。存储区应根据档案的类别、年份等进行分区存放，设置明显的标识牌，便于查找。（二）温湿度控制1.温度要求档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，昼夜温差不超过±2℃。夏季高温时，应采取有效的降温措施，如安装空调等；冬季寒冷时，应做好保暖工作，防止档案因温度过低而受损。2.湿度要求档案库房的相对湿度应保持在45%60%之间，湿度变化幅度不应超过±5%。应配备湿度调节设备，如除湿机、加湿器等，根据实际情况进行调节，确保档案处于适宜的湿度环境。（三）清洁与卫生1.日常清洁每天应对档案库房进行清洁，清除灰尘、杂物等，保持库房内整洁干净。清洁时应使用干净的抹布、拖把等工具，避免对档案造成污染。2.定期消毒定期对档案库房进行消毒，一般每年不少于两次。消毒应选择对档案无损害的消毒剂，如环氧乙烷、过氧乙酸等。在消毒前，应将档案移出库房，消毒后通风换气，待气味散尽后再将档案入库。三、档案存储管理（一）档案上架1.上架要求档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。上架时应注意档案的摆放方向，确保标签朝外，便于识别。2.上架方式纸质档案应采用密集架或档案柜存放，密集架应定期进行检查和维护，确保运行正常。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（二）档案标识1.标识内容档案架、档案柜等应标明存放档案的类别、年份、保管期限等信息。档案盒应标明档案的名称、编号、日期等内容。2.标识制作与粘贴标识应采用耐久性好的材料制作，如金属牌、塑料牌等。标识应粘贴牢固，位置醒目，便于查找和识别。（三）档案存放顺序1.分类存放档案应按照公司制定的档案分类方案进行分类存放，如文书档案、科技档案、会计档案等。同一类档案应按照年份、保管期限等顺序排列。2.编号管理根据档案分类方案，为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。编号应在档案的封面、目录、盒脊等位置标注清楚，便于查找和管理。四、档案出入库管理（一）档案入库1.入库流程档案整理人员将整理好的档案移交档案库房管理人员，双方应进行认真核对，确保档案数量、质量等符合要求。档案库房管理人员按照档案上架要求，将档案上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息。2.入库登记建立档案入库登记簿，详细记录档案的入库日期、名称、编号、数量、来源等信息。入库登记应及时、准确，确保档案入库信息完整。（二）档案出库1.出库流程档案查阅人员或借阅人员填写档案查阅申请表或借阅申请表，经相关部门负责人审批后，提交档案库房管理人员。档案库房管理人员根据申请表，查找并取出相应档案，办理出库手续，同时在档案管理系统中进行记录。2.出库登记建立档案出库登记簿，详细记录档案的出库日期、名称、编号、数量、去向、查阅人或借阅人等信息。出库登记应与入库登记相互对应，确保档案出入库信息的一致性。（三）档案归还1.归还流程档案查阅人员或借阅人员使用完毕后，应及时将档案归还档案库房管理人员，双方应进行认真核对，确保档案完整无损。档案库房管理人员将归还的档案上架存放，并在档案管理系统中更新相关信息。2.归还登记建立档案归还登记簿，详细记录档案的归还日期、名称、编号、数量等信息。归还登记应与出库登记相互对应，确保档案归还信息完整。五、档案查阅与借阅管理（一）查阅规定1.查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。查阅档案应在档案查阅区内进行，不得将档案带出查阅区。2.查阅手续查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案库房管理人员。档案库房管理人员根据申请表，提供相应档案，并在查阅过程中进行监督。（二）借阅规定1.借阅范围公司内部人员因特殊工作需要，可借阅与其工作相关的档案，但必须严格履行借阅手续。借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅手续借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，提交档案库房管理人员。档案库房管理人员根据申请表，提供相应档案，并与借阅人员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。（三）查阅与借阅记录1.记录内容建立档案查阅与借阅登记簿，详细记录查阅或借阅档案的日期、名称、编号使用者、查阅或借阅目的、归还日期等信息。查阅与借阅记录应定期进行整理和归档，以便查询和统计。2.统计分析定期对档案查阅与借阅情况进行统计分析，了解档案的利用频率和需求情况，并根据分析结果，提出改进档案管理工作的建议。六、档案安全管理（一）安全防护措施1.防盗措施档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。监控设备应24小时不间断运行，录像资料应保存[X]天以上。2.防火措施档案库房应配备消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。同时，应制定火灾应急预案，定期组织演练。库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。3.防潮防虫措施档案库房应采取防潮措施，如铺设防潮地面、安装除湿设备等，防止档案受潮发霉。应定期对档案进行检查，发现虫害时，应及时采取措施进行防治，如使用防虫药剂等。（二）安全检查与隐患排查1.定期检查档案库房管理人员应每天对库房进行安全检查，检查内容包括温湿度、消防器材、防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。每月应进行一次全面的安全检查，对发现的问题及时进行整改。2.隐患排查定期组织档案安全隐患排查工作，对库房的建筑结构、电气设备、通风系统等进行检查，及时发现并排除安全隐患。对排查出的安全隐患，应制定详细的整改方案，明确整改责任人、整改措施和整改期限，确保隐患得到及时有效的整改。（三）应急处置1.应急预案制定制定档案库房安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序等内容。应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。2.应急演练定期组织档案库房安全应急演练，提高档案管理人员的应急处置能力和自我保护意识。应急演练应包括火灾、水灾、盗窃等突发事件的模拟演练，演练结束后应及时进行总结和评估，针对演练中存在的问题，及时进行改进。七、档案信息化管理（一）档案数字化1.数字化范围根据公司档案管理的实际需要，确定档案数字化的范围，优先对重要档案、利用率高的档案进行数字化处理。档案数字化应遵循国家标准和行业规范，确保数字化档案的质量。2.数字化流程档案数字化流程包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。在数字化过程中，应严格按照操作规程进行，确保数字化档案的准确性和完整性。（二）档案管理系统建设1.系统功能建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。档案管理系统应具备权限管理、数据备份、数据恢复等功能，确保档案信息的安全。2.系统维护定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。及时处理系统运行过程中出现的问题，保障系统的正常运行。（三）电子档案管理1.电子档案存储电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。电子档案存储应按照档案分类方案进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于查找和管理。2.电子档案利用公司内部人员可通过档案管理系统查阅和利用电子档案，但必须遵守相关规定和权限设置。电子档案的利用应进行记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。八、档案鉴定与销毁管理（一）档案鉴定1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和公正性。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员共同进行。2.鉴定标准根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案鉴定的范围、方法和程序。档案鉴定标准应包括档案的保存价值、保管期限、密级等内容。（二）档案销毁1.销毁流程经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经相关部门负责人和档案管理部门负责人审批后，进行销毁。档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销