培训档案室管理制度

PAGE培训档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训档案室的管理，确保培训档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有培训档案的管理，包括但不限于培训计划、培训教材、学员档案、考试成绩、培训评估等相关资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：培训档案室对公司各类培训档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：按照培训档案的类别、时间、来源等进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保培训档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑公司各部门对培训档案的利用需求，提供便捷的服务。二、培训档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部组织的各类培训活动的相关资料，包括培训通知、培训方案、培训教材、培训课件、学员签到表、考试试卷及成绩等。2.外部培训机构提供的培训资料，如培训合同、培训大纲、培训证书等。3.员工参加外部培训的申请、审批文件、培训费用报销凭证等。4.培训评估资料，如学员反馈意见、培训效果评估报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责培训档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.培训活动结束后，相关责任人应在规定时间内将培训档案资料整理齐全，移交至培训档案室。3.收集的培训档案资料应真实、准确，并具有保存价值。（三）整理方法1.分类：根据培训档案的性质、内容等进行分类，如分为新员工培训档案、岗位技能培训档案、管理培训档案等。2.编号：对每一类培训档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性和系统性原则。3.装订：将零散的培训档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持资料的原有顺序。4.编目：编制培训档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便于快速检索。三、培训档案的归档与保管（一）归档流程1.培训档案室管理人员对收集整理好的培训档案进行审核，确保档案资料符合归档要求。2.将审核通过的培训档案按照分类编号顺序进行归档，放入专门的档案柜或存储设备中。3.在档案管理系统中录入培训档案的相关信息，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。（二）保管期限1.培训档案的保管期限根据其重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为13年，主要包括一般性的培训资料、临时培训活动的档案等。中期保管期限为310年，如重要岗位的培训档案、定期开展的培训项目档案等。长期保管期限为10年以上，涉及公司核心业务、关键人才培养等重要培训档案。2.具体保管期限可根据公司实际情况和相关法律法规进行调整。（三）保管要求1.培训档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。2.档案存储设备应定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。3.对电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。备份存储介质应定期进行更新和检查。4.严格限制无关人员进入培训档案室，确需查阅档案的，应办理相关手续。5.定期对培训档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存储位置准确无误。四、培训档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅培训档案的，可向培训档案室提出申请。申请时应注明查阅目的、档案名称及编号等信息。2.部门负责人及以上管理人员可查阅本部门及下属部门的培训档案。3.涉及公司机密的培训档案，查阅权限应严格控制，需经公司相关领导批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，查阅人将申请表交至培训档案室。3.培训档案室管理人员根据申请表提供相应的培训档案，并在查阅登记本上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称及编号等信息。4.查阅人应在指定地点查阅培训档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅完毕后，应及时将档案归还培训档案室管理人员，并在查阅登记本上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅培训档案的，需经公司相关领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称及编号、借阅期限等信息，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，借阅人将申请表交至培训档案室。3.培训档案室管理人员对申请表进行审核，审核通过后，向借阅人发放《培训档案借阅证》，并在借阅登记本上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、档案名称及编号、借阅期限等信息。4.借阅人凭《培训档案借阅证》领取相应的培训档案，并在指定地点借阅。借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还培训档案。培训档案室管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。五、培训档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据培训档案的保管期限和实际利用价值，定期对培训档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定组织成立培训档案鉴定小组，由培训档案室管理人员、相关业务部门负责人及公司档案管理负责人等组成。鉴定小组负责对培训档案进行鉴定工作。（三）鉴定内容1.审查培训档案的完整性、准确性和系统性，确保档案资料真实可靠。2.根据培训档案的保管期限和实际利用价值，判断其是否仍需保存。3.对于已超过保管期限且确无保存价值的培训档案，提出销毁意见。（四）销毁流程1.鉴定小组对拟销毁的培训档案进行审核，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.鉴定报告经公司档案管理负责人审核后，报公司相关领导批准。3.批准同意销毁的培训档案，由培训档案室管理人员填写《培训档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。4.销毁工作应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销。销毁过程中应确保档案资料彻底销毁，无法恢复。5.销毁完毕后，监销人员在《培训档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。六、培训档案的信息化管理（一）建立培训档案管理系统1.利用信息技术建立培训档案管理系统，实现培训档案的电子化存储、检索和利用。2.培训档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能，方便公司各部门对培训档案的管理和利用。（二）数据录入与维护1.培训档案室管理人员应及时将培训档案的相关信息录入培训档案管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对培训档案管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）信息安全管理1.采取有效的信息安全措施，保障培训档案管理系统的安全运行。设置不同级别的用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对培训档案管理系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.加强对培训档案管理系统用户的安全教育，提高用户的信息安全意识，防止因用户操作不当导致数据丢失或损坏。七、培训档案管理人员职责（一）培训档案室主管职责1.负责培训档案室的全面管理工作，制定和完善培训档案管理制度。2.组织培训档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.定期对培训档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。4.协调与公司各部门的关系，为公司提供优质的培训档案利用服务。5.负责培训档案管理人员的业务培训和指导，提高档案管理人员的业务水平。（二）培训档案管理员职责1.负责培训档案资料的具体收集、整理、归档和保管工作。2.按照培训档案管理制度的要求，对档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案