档案资料归档用制度

PAGE档案资料归档用制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案资料进行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和准确性。3.及时归档原则：各部门及员工应及时将工作中形成的档案资料移交档案管理部门归档，不得积压或拖延。4.安全保密原则：加强档案资料的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。二、档案资料的分类与编号（一）档案资料的分类1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的资料。2.业务经营类：涵盖市场营销、销售合同、客户资料、项目策划与执行、财务报表、审计报告等与业务经营相关的档案资料。3.技术研发类：涉及产品研发、技术方案、工艺流程、专利申请、技术文档等技术研发过程中产生的资料。4.质量管理类：包含质量标准、检验报告、质量控制记录、质量事故处理等与质量管理有关的档案资料。5.其他类：上述类别以外的其他档案资料，如企业文化建设、对外宣传资料、荣誉证书等。（二）档案资料的编号1.档案管理部门应根据档案资料的分类，为每一类档案编制唯一的编号。编号应具有系统性和逻辑性，便于档案资料的检索和管理。2.编号格式可采用“类别代码+年份+流水号”的形式。例如，行政管理类档案编号为“XZGL20XX001”，其中“XZGL”为行政管理类的类别代码，“20XX”为年份，“001”为流水号。3.对于一些重要的、具有长期保存价值的档案资料，可在编号后添加特定的标识或说明，以突出其重要性和特殊性。三、档案资料的归档要求（一）归档范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入归档范围。2.具体归档范围包括但不限于以下内容：上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。本公司/组织制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等文件。会议记录、纪要、决议等会议材料。各类合同、协议、订单、报价单等业务文件。人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等人事管理文件。财务报表、账目、凭证、审计报告等财务管理文件。技术研发资料、产品说明书、设计图纸、技术方案等技术文件。质量检验报告、质量控制文件、质量事故处理记录等质量管理文件。市场营销资料、客户资料、市场调研报告等市场经营文件。企业文化建设资料、宣传资料、荣誉证书等其他文件。（二）归档时间1.各部门应在工作活动结束后[X]个工作日内，将形成的档案资料整理齐全，并移交档案管理部门归档。2.对于一些时效性较强的档案资料，如合同执行情况报告、财务报表等，应在规定的时间内及时归档，确保档案资料的及时性和准确性。3.年度终了后，各部门应在次年[X]月[X]日前，将上一年度形成的各类档案资料全部移交档案管理部门归档。（三）归档要求1.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制。2.归档的档案资料应按照分类和编号顺序进行整理，采用统一的档案盒、文件夹等装具进行装订和存放。3.每份档案资料应编制详细的目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.电子档案资料应按照纸质档案资料的分类和编号进行整理，并存储在专用的存储设备上。电子档案资料应定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。四、档案资料的保管（一）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料主要包括本公司/组织的重要文件、历史记录、规章制度、财务审计报告等具有重要保存价值的档案资料。长期保管的档案资料一般保存[X]年以上，主要包括各类合同、协议、人事档案、技术资料等对公司/组织发展有重要参考价值的档案资料。短期保管的档案资料保存[X]年以下，主要包括一般性的文件、资料、报表等对公司/组织当前工作有一定参考价值的档案资料。2.档案管理部门应根据档案资料的性质、内容和重要程度，确定其保管期限，并在档案资料上加盖相应的保管期限印章。（二）保管条件1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案资料应分类存放，排列整齐，便于查阅和管理。对于一些特殊的档案资料，如珍贵文物、机密文件等，应采取特殊的保管措施，确保其安全。（三）档案资料的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案资料进行清点和检查，确保档案资料的数量准确、完整无损。清点和检查工作应每年至少进行一次。2.在清点和检查过程中，如发现档案资料有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。同时，应做好记录，并向上级领导报告。3.对于超过保管期限的档案资料，档案管理部门应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定结果应报上级领导批准。五、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案资料，查阅申请人应经公司/组织主管领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。3.外部单位或个人查阅本公司/组织档案资料，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司/组织主管领导批准。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）查阅程序1.申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，予以登记并安排查阅。3.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，查阅过程中应遵守档案管理部门的各项规定，爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）档案资料的利用1.档案管理部门应积极为公司/组织的各项工作提供档案资料的利用服务，根据查阅人员的需求，及时提供相关的档案资料。2.对于需要复制或摘录档案资料的，查阅人员应填写《档案复制申请表》，注明复制或摘录的内容、用途等信息，并经档案管理部门负责人签字同意后，方可进行复制或摘录。3.档案资料的复制或摘录应使用档案管理部门统一规定的格式和纸张，并加盖档案管理部门的印章，以确保复制或摘录内容的真实性和有效性。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限已满的档案资料进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案资料的性质、内容和重要程度，结合公司/组织的实际情况，对档案资料进行全面、细致的审查和评估，确定其是否仍具有保存价值。3.鉴定结果应形成书面报告，报上级领导批准。对于仍具有保存价值的档案资料，应重新确定其保管期限；对于已失去保存价值的档案资料，应按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.经鉴定批准销毁的档案资料，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细列出销毁档案资料的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》应经档案管理部门负责人、公司/组织主管领导签字确认后，方可进行销毁。3.档案资料的销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案资料无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好记录。4.销毁工作结束后，档案管理部门应将《档案销毁清单》存档，以备查阅。七、档案资料的移交与交接（一）移交1.各部门在工作活动结束后，应按照本制度的规定，及时将形成的档案资料整理齐全，并移交档案管理部门归档。2.移交档案资料时，移交部门应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案资料的名称、编号、数量、保管期限等信息，并与档案管理部门办理交接手续。3.《档案移交清单》一式两份，移交部门和档案管理部门各执一份，双方应签字确认。（二）交接1.档案管理部门内部人员因工作变动需要进行档案资料交接时，交接双方应填写《档案交接登记表》，详细列出交接档案资料的名称、编号、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。2.《档案