中小学档案制度汇编

PAGE中小学档案制度汇编一、总则（一）目的为加强中小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组及全体教职员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校各类档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护学校和师生的合法权益。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和提供利用学校档案。3.指导、监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.参与学校重大活动和重要工作，及时收集、整理相关档案资料。（二）各部门档案工作小组1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整准确。2.按照学校档案管理规定，定期向综合档案室移交档案。3.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案分类及编号（一）分类方案本校档案分为党群工作、行政管理、教学工作、学生工作、后勤管理、教师业务、特殊载体等七大类。1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、资产管理等文件。3.教学工作类：主要有教学计划、教学大纲、教案、教学课件、学生成绩、教学研究、教学评估等教学活动中形成的各类材料。4.学生工作类：涉及学生学籍管理、学生奖惩、学生思想政治教育、学生社团活动、学生心理健康等方面的文件。5.后勤管理类：包含校园建设、物资采购、维修管理、安全保卫、环境卫生等后勤保障工作的相关材料。6.教师业务类：包括教师个人业务档案、教学成果、科研项目、培训进修等教师专业发展方面的文件。7.特殊载体类：如照片、录音、录像、光盘、实物等特殊形式的档案材料。（二）编号规则1.每大类档案给予一个固定的代码，如党群工作类代码为DQ，行政管理类代码为XZ，教学工作类代码为JX，学生工作类代码为XS，后勤管理类代码为HQ，教师业务类代码为JS，特殊载体类代码为TZ。2.每大类下的二级类目采用两位数字编号，如党群工作类下的党组织建设编号为DQ01，党员管理编号为DQ02等。3.二级类目下的文件材料按照形成时间顺序依次编号，编号采用流水号。四、文件材料的形成与收集（一）文件材料形成要求1.各部门和教职员工在工作中应及时形成各类文件材料，确保文件内容真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。（二）收集范围1.上级机关下发的与本校有关的文件、指示、通知等。2.本校在各项工作中形成的具有保存价值的文件、报告、报表、记录、合同、协议等。3.本校召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本校师生在教学、科研、实践等活动中形成的成果材料，如论文、著作、教案、课件、实验报告等。5.本校在招生、就业、学籍管理等学生工作中形成的文件材料。6.本校在校园建设、后勤保障、安全管理等方面的文件材料。7.本校与其他单位或个人签订的合同、协议等文件材料。8.本校获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案材料。9.本校在重大活动、突发事件中形成的具有历史价值的文件材料。（三）收集时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理完毕，并移交综合档案室。2.对于专项工作或临时性活动形成的文件材料，应在工作结束后一个月内收集整理并移交。五、文件材料的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷。一般以问题、时间、名称等为依据进行组卷，卷内文件应保持相对集中和完整。3.编目：对每卷档案进行编号、编页、填写卷内目录、备考表等，编制案卷封面，注明案卷标题、年度、保管期限、起止日期、卷号等信息。4.装订：去除卷内文件材料上的金属物，对破损的文件进行修补，按照一定的顺序将文件材料装订成册，确保整齐牢固。六、档案的保管（一）保管场所1.学校应设立专门的综合档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案室应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管：是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。（三）档案存放排列1.档案应按照分类方案进行存放排列，同一类别的档案按照保管期限、年度顺序依次排列上架。2.每架档案应标明类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（四）档案保管检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、安全防护设施等。2.如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理，并做好记录。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和学校档案管理制度提供档案利用服务。2.方便利用原则：简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便利。3.保密安全原则：在提供档案利用服务的过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须经学校相关部门批准，并办理查阅手续。3.本校学生因学籍管理、个人学习等需要查阅档案的，须经学校相关部门同意，并在规定时间内查阅。（三）利用手续1.本校教职员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经学校分管领导批准后，到综合档案室查阅。查阅重要档案需提前预约。3.本校学生查阅档案，需持学生证或相关证明，填写《档案查阅申请表》，经学校相关部门同意后，到综合档案室查阅。（四）利用方式1.查阅：利用者可在综合档案室查阅档案原件或复印件，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，须经学校相关部门批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经综合档案室审核同意后，按照规定的格式和数量进行复制。复制的档案应加盖综合档案室印章，与原件具有同等效力。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、综合档案室负责人及相关部门代表组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.逐卷审查：对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限和利用价值。2.集体讨论：鉴定工作小组对审查结果进行集体讨论，形成鉴定意见。（四）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，由鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报学校分管领导批准。2.经批准