10人小公司报销制度

10人小公司报销制度一、总则

10人小公司报销制度旨在规范公司费用报销行为，明确报销范围、标准、流程及审批权限，提高资金使用效率，防范财务风险，确保公司资产安全。本制度适用于公司全体员工，包括但不限于行政、财务、技术等岗位。制度依据国家相关法律法规及公司实际情况制定，所有报销活动必须严格遵守本制度规定。

报销原则包括真实性、合理性、及时性及合规性。真实性要求报销内容与实际发生业务相符，不得虚构或夸大费用；合理性要求报销费用符合公司业务需求及财务标准，避免不必要的开支；及时性要求员工在费用发生后规定时间内提交报销申请，不得无故拖延；合规性要求所有报销行为符合国家法律法规及公司内部管理规定，不得存在违规操作。

公司设立财务部门负责报销制度的执行与管理，财务部门需定期对报销流程进行监督与评估，根据公司发展情况适时修订本制度。员工需积极配合财务部门完成报销相关工作，如实提供所需凭证及说明，确保报销过程顺利。

二、报销范围

公司报销范围涵盖员工因公产生的合理费用，主要包括以下几类：

1.差旅费

差旅费指员工因公出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费等。交通费包括往返机票、火车票、汽车票等，住宿费应符合公司标准，伙食补助费按实际出差天数及公司规定标准发放。员工需提供有效票据及出差申请，经部门主管审批后方可报销。

2.业务招待费

业务招待费指员工因公开展业务活动所发生的宴请、礼品购置等费用。公司规定业务招待费需事先报备部门主管，并在合理范围内进行支出，报销时需提供详细清单及发票。

3.办公费

办公费包括办公用品购置、打印复印费、通讯费等。员工需凭发票报销，且费用须符合公司采购标准，超出部分需经部门主管审批。

4.教育培训费

教育培训费指员工参加公司安排的培训或考取职业资格证书所发生的费用。报销时需提供培训通知、发票及证书复印件，经部门主管及人力资源部门审核后报销。

5.其他费用

其他费用包括因公产生的合理支出，如水电费、租赁费等。员工需提供详细说明及发票，经部门主管审批后报销。

三、报销标准

公司制定以下报销标准，确保费用支出的合理性及规范性：

1.差旅住宿标准

公司规定出差住宿标准根据目的地城市级别确定，一线城市每日住宿限额为800元，二线城市为600元，三线城市为400元。员工需选择协议酒店或同级酒店，超出标准部分需另行报备。

2.伙食补助标准

公司规定出差伙食补助标准为每日100元，按实际出差天数计算。员工需在出差结束后提交补助申请，经审批后发放。

3.业务招待标准

公司规定业务招待费单次不超过1000元，全年累计不超过公司规定的比例。员工需事先提交招待计划，经部门主管及财务部门审批后方可实施。

4.办公费标准

办公用品购置需遵循公司采购流程，单次报销金额不超过2000元，超出部分需经主管审批。打印复印费按实际费用报销，但每月总额不超过500元。

5.教育培训费标准

公司规定员工培训费用报销上限为5000元/次，超出部分需经公司总经理审批。

四、报销流程

报销流程分为费用发生、凭证收集、申请提交、审批及报销五个环节，具体如下：

1.费用发生

员工因公产生费用时，需确保费用真实性及合理性，并按规定选择支付方式，如现金、刷卡或公务卡支付。

2.凭证收集

员工需在费用发生后及时收集相关票据，包括发票、收据、出差申请等，确保票据完整且符合报销要求。

3.申请提交

员工在收集完凭证后，需填写报销申请表，注明费用类型、金额、用途及审批人，并附上相关票据，提交至部门主管。

4.审批流程

部门主管审核报销申请的真实性、合理性及合规性，并在申请表上签字确认。财务部门对审批通过的报销进行复核，确保金额及票据符合制度要求。审批权限按公司规定执行，一般费用由部门主管审批，较大金额需经财务主管及总经理审批。

5.报销支付

审批通过的报销申请由财务部门安排支付，支付方式包括现金、转账或公务卡充值。员工需在收到款项后签字确认，财务部门留存报销凭证及审批记录。

五、报销时限

公司规定报销时限如下：

1.差旅费报销

差旅费报销应在出差返回后5个工作日内完成，逾期未报销的视为自动放弃。

2.业务招待费报销

业务招待费报销应在费用发生后10个工作日内完成，逾期未报销的需重新提交申请。

3.办公费及其他费用报销

办公费及其他费用报销应在费用发生后15个工作日内完成，逾期未报销的需经部门主管及财务部门同意后方可补报。

六、违规处理

员工违反本报销制度，公司将视情节轻重采取以下措施：

1.轻微违规

对于未按规定提交票据或超小额报销，公司将要求员工限期整改，并给予口头警告。

2.严重违规

对于虚报费用、伪造票据或超出标准大幅报销，公司将扣除违规金额，并视情节严重程度给予书面警告或解除劳动合同。

3.恶性违规

对于多次违规或涉及金额较大的行为，公司将移交司法机关处理，并保留追究法律责任的权利。

公司财务部门需定期对报销情况进行抽查，确保制度执行到位，对于发现的问题及时整改，不断完善报销管理体系。

二、报销范围

报销范围是报销制度的基石，明确了公司员工可以报销哪些费用，哪些费用不属于报销范畴。明确报销范围有助于规范费用支出，防止不必要的开支，确保公司资金使用的合理性和有效性。10人小公司由于规模较小，资源有限，因此更需要严格控制报销范围，避免资源浪费和财务风险。

1.差旅费报销

差旅费是公司员工因公出差所发生的费用，主要包括交通费、住宿费、伙食补助费等。差旅费是公司运营中不可避免的一部分，合理的差旅费报销有助于支持员工完成工作任务，提高工作效率。

交通费是差旅费中的一项重要支出，包括往返机票、火车票、汽车票等。公司规定，员工出差应选择经济实惠的交通方式，优先考虑火车硬卧或高铁，特殊情况可乘坐飞机。员工需提供有效的交通票据，包括机票行程单、火车票、汽车票等，经部门主管审批后方可报销。

住宿费是差旅费中的另一项重要支出。公司根据目的地城市级别制定了不同的住宿标准，一线城市每日住宿限额为800元，二线城市为600元，三线城市为400元。员工应选择协议酒店或同级酒店，超出标准部分需另行报备，并经部门主管审批。员工需提供住宿发票，经审批后报销。

伙食补助费是差旅费中的一项补充费用，旨在弥补员工在外出期间的伙食开支。公司规定出差伙食补助标准为每日100元，按实际出差天数计算。员工需在出差结束后提交补助申请，经审批后发放。伙食补助费不提供发票，但需提供出差申请和行程记录。

2.业务招待费报销

业务招待费是公司员工因公开展业务活动所发生的宴请、礼品购置等费用。合理的业务招待有助于维护客户关系，促进业务发展。但公司同时强调，业务招待费必须符合公司规定，不得滥用，确保费用的合理性和合规性。

业务招待费包括宴请费、礼品购置费等。员工需事先提交招待计划，注明招待对象、目的、预算及预期效果，经部门主管及财务部门审批后方可实施。宴请费应选择合适的餐厅，避免超标准消费，单次招待费不超过1000元，全年累计不超过公司规定的比例。员工需提供餐厅发票及招待计划，经审批后报销。

礼品购置费应遵循公司礼品管理制度，选择符合公司形象和客户需求的礼品，并控制在合理范围内。员工需提供礼品发票及购买清单，经部门主管审批后报销。

3.办公费报销

办公费是公司员工在日常工作中产生的费用，主要包括办公用品购置、打印复印费、通讯费等。办公费是公司运营的必要支出，合理的办公费报销有助于保障公司正常运转。

办公用品购置费包括纸张、笔、笔记本等日常办公用品。公司规定办公用品购置需遵循公司采购流程，选择经济实惠的品牌和规格，单次报销金额不超过2000元，超出部分需经主管审批。员工需提供采购清单及发票，经审批后报销。

打印复印费是办公费中的一项重要支出。公司规定打印复印费按实际费用报销，但每月总额不超过500元。员工需在打印复印前确认必要性，避免浪费。员工需提供打印复印记录及发票，经审批后报销。

通讯费包括员工因公使用的手机费、网络费等。公司为员工提供手机补贴，超出补贴部分需员工自行承担，但可凭发票报销。员工需提供手机费发票及审批记录，经审批后报销。

4.教育培训费报销

教育培训费是公司员工参加公司安排的培训或考取职业资格证书所发生的费用。合理的教育培训费报销有助于提升员工素质，提高公司整体竞争力。

公司鼓励员工参加各类培训，提升专业技能和综合素质。员工参加公司安排的培训，需提供培训通知及培训费用发票，经部门主管及人力资源部门审核后报销。公司规定员工培训费用报销上限为5000元/次，超出部分需经公司总经理审批。

员工考取职业资格证书，需提供证书复印件及培训费用发票，经部门主管及人力资源部门审核后报销。公司规定职业资格证书费用报销上限为3000元/次，超出部分需经公司总经理审批。

5.其他费用报销

其他费用包括因公产生的合理支出，如水电费、租赁费等。这些费用是公司运营中不可避免的一部分，合理的其他费用报销有助于保障公司正常运转。

水电费是公司运营中的一项必要支出，包括办公场所的水电费、设备水电费等。员工需提供水电费发票，经部门主管审批后报销。

租赁费是公司运营中的一项重要支出，包括办公场所租赁费、设备租赁费等。员工需提供租赁合同及发票，经部门主管审批后报销。

其他费用报销需提供详细说明及发票，经部门主管审批后报销。公司财务部门对报销申请进行复核，确保金额及票据符合制度要求。

三、报销标准

报销标准是报销制度的核心内容，旨在通过明确具体的费用限额和支付方式，确保公司费用支出的合理性、规范性和可控性。合理的报销标准能够有效防止超标准消费和浪费，保障公司资源的有效利用。10人小公司由于规模较小，更需要制定清晰、可行的报销标准，以适应有限的资源和管理需求。

1.差旅住宿标准

差旅住宿标准是差旅费报销中的重要组成部分，直接关系到公司差旅费用的控制。公司根据不同城市级别制定了相应的住宿标准，旨在确保员工在满足工作需求的同时，避免不必要的开支。

一线城市每日住宿限额为800元，二线城市为600元，三线城市为400元。这些标准是基于对公司运营成本和员工实际需求的综合考虑制定的。一线城市由于生活成本较高，住宿费用相对较高，但公司仍通过设定限额来控制成本。二线城市和三线城市的生活成本相对较低，因此住宿标准也相应降低。

员工在出差时应优先选择协议酒店或同级酒店，这些酒店通常价格更具竞争力，且服务质量有保障。如果因特殊情况无法预订到协议酒店或同级酒店，需提前向部门主管说明原因，并经审批后方可选择其他住宿方式。超出标准部分需另行报备，并经部门主管审批。员工需提供住宿发票，经审批后报销。

2.伙食补助标准

伙食补助标准是差旅费中的另一项重要支出，旨在弥补员工在外出期间的伙食开支。公司规定出差伙食补助标准为每日100元，按实际出差天数计算。这一标准是基于对公司运营成本和员工实际需求的综合考虑制定的。

员工在出差期间，公司会按照规定标准发放伙食补助，以减轻员工的伙食负担。伙食补助不提供发票，但需提供出差申请和行程记录。员工在出差结束后提交补助申请，经审批后发放。公司财务部门会对出差申请和行程记录进行审核，确保补助的合理性。

3.业务招待标准

业务招待标准是公司对业务招待费的具体规定，旨在确保业务招待费的合理性和合规性。公司规定业务招待费单次不超过1000元，全年累计不超过公司规定的比例。这一标准是基于对公司业务需求和成本控制的综合考虑制定的。

员工在开展业务活动时，如需进行宴请或礼品购置，需事先提交招待计划，注明招待对象、目的、预算及预期效果，经部门主管及财务部门审批后方可实施。宴请费应选择合适的餐厅，避免超标准消费，单次招待费不超过1000元。员工需提供餐厅发票及招待计划，经审批后报销。

礼品购置费应遵循公司礼品管理制度，选择符合公司形象和客户需求的礼品，并控制在合理范围内。员工需提供礼品发票及购买清单，经部门主管审批后报销。公司财务部门会对招待计划和发票进行审核，确保费用的合理性和合规性。

4.办公费标准

办公费标准是公司对办公用品购置、打印复印费、通讯费等费用的具体规定，旨在确保办公费的合理性和可控性。公司规定办公用品购置单次不超过2000元，超出部分需经主管审批。打印复印费按实际费用报销，但每月总额不超过500元。通讯费包括员工因公使用的手机费、网络费等，公司为员工提供手机补贴，超出补贴部分需员工自行承担，但可凭发票报销。

办公用品购置费包括纸张、笔、笔记本等日常办公用品。公司规定办公用品购置需遵循公司采购流程，选择经济实惠的品牌和规格，单次报销金额不超过2000元，超出部分需经主管审批。员工需提供采购清单及发票，经审批后报销。

打印复印费是办公费中的一项重要支出。公司规定打印复印费按实际费用报销，但每月总额不超过500元。员工需在打印复印前确认必要性，避免浪费。员工需提供打印复印记录及发票，经审批后报销。

通讯费包括员工因公使用的手机费、网络费等。公司为员工提供手机补贴，超出补贴部分需员工自行承担，但可凭发票报销。员工需提供手机费发票及审批记录，经审批后报销。

5.教育培训费标准

教育培训费标准是公司对员工参加培训或考取职业资格证书所发生费用的具体规定，旨在确保教育培训费的合理性和可控性。公司规定员工培训费用报销上限为5000元/次，超出部分需经公司总经理审批。员工考取职业资格证书，费用报销上限为3000元/次，超出部分需经公司总经理审批。

公司鼓励员工参加各类培训，提升专业技能和综合素质。员工参加公司安排的培训，需提供培训通知及培训费用发票，经部门主管及人力资源部门审核后报销。公司财务部门会对培训费用进行审核，确保费用的合理性和合规性。

员工考取职业资格证书，需提供证书复印件及培训费用发票，经部门主管及人力资源部门审核后报销。公司财务部门会对证书费用进行审核，确保费用的合理性和合规性。

四、报销流程

报销流程是报销制度的具体执行步骤，明确了员工从费用发生到最终报销的每一个环节需要遵循的程序和要求。清晰、规范的报销流程有助于提高报销效率，减少操作失误，确保报销工作的顺利进行。10人小公司由于规模较小，更需要制定简洁、高效的报销流程，以适应有限的资源和人员配置。

1.费用发生

费用发生是报销流程的第一步，也是整个报销工作的起点。员工在执行工作任务过程中，可能会因公产生各种费用，如差旅费、业务招待费、办公费等。合理的费用发生是后续报销工作的基础，因此公司要求员工在费用发生时，必须确保费用的真实性和合理性。

员工在发生费用时，应尽量选择经济实惠的方式，避免不必要的开支。例如，在交通费方面，员工应优先选择火车硬卧或高铁，特殊情况可乘坐飞机。在住宿费方面，应选择协议酒店或同级酒店，避免超标准消费。在业务招待费方面，应选择合适的餐厅，避免超标准消费。在办公用品购置方面，应选择经济实惠的品牌和规格，避免浪费。

员工在费用发生后，应妥善保管相关票据，包括发票、收据、行程单等，以便后续报销时使用。公司要求员工在费用发生后规定时间内提交报销申请，不得无故拖延，以确保报销工作的及时性。

2.凭证收集

凭证收集是报销流程中的关键环节，直接关系到报销工作的顺利进行。员工在费用发生后，应尽快收集相关票据，确保票据的完整性和有效性。公司要求员工在报销前，必须提供真实、合法、完整的票据，以便财务部门进行审核。

常见的报销凭证包括发票、收据、行程单、培训通知、购买清单等。发票是报销中最重要的凭证，公司要求员工提供正规发票，发票上应注明费用明细、金额、日期等信息。收据是在无法提供发票的情况下使用的凭证，公司要求员工提供详细、真实的收据，收据上应注明费用明细、金额、日期等信息。行程单是差旅费报销中重要的凭证，公司要求员工提供有效的行程单，行程单上应注明出发地、目的地、交通工具、日期等信息。培训通知是教育培训费报销中重要的凭证，公司要求员工提供公司安排的培训通知，培训通知上应注明培训内容、时间、地点等信息。购买清单是办公用品购置费报销中重要的凭证，公司要求员工提供详细的购买清单，清单上应注明办公用品名称、数量、单价、金额等信息。

员工在收集凭证时，应注意票据的完整性和有效性。例如，发票应完整无损，不得涂改、撕毁；收据应详细、真实，不得模糊不清；行程单应与实际行程相符，不得伪造；培训通知应与实际培训内容相符，不得伪造；购买清单应详细、真实，不得遗漏或虚构。

3.申请提交

申请提交是报销流程中的重要环节，员工在收集完凭证后，需填写报销申请表，注明费用类型、金额、用途及审批人，并附上相关票据，提交至部门主管。报销申请表是报销工作的重要文件，公司要求员工认真填写报销申请表，确保信息的准确性和完整性。

报销申请表应包括以下内容：员工姓名、部门、费用类型、费用明细、金额、用途、报销时间、审批人等。员工在填写报销申请表时，应注意信息的准确性和完整性。例如，员工姓名应与身份证上的姓名一致；部门应与员工所在部门一致；费用类型应与实际费用类型一致；费用明细应详细、真实；金额应与票据金额一致；用途应与实际用途一致；报销时间应与费用发生时间一致；审批人应与公司规定的一致。

员工在提交报销申请表时，应附上相关票据，包括发票、收据、行程单、培训通知、购买清单等。公司要求员工在提交报销申请表时，必须提供真实、合法、完整的票据，以便财务部门进行审核。

4.审批流程

审批流程是报销流程中的核心环节，直接关系到报销工作的合规性和有效性。公司制定了明确的审批流程，确保每一笔报销都经过严格的审核和批准。审批流程分为部门主管审批、财务部门复核两个步骤。

部门主管审批是报销流程中的第一步，员工提交报销申请表及票据后，首先由部门主管进行审批。部门主管需审核报销申请的真实性、合理性及合规性，并在申请表上签字确认。部门主管在审批时，应注意以下几点：

首先，审核报销申请的真实性，确保费用真实发生，票据真实有效。例如，部门主管应检查发票的正规性，收据的详细性，行程单的实际行程，培训通知的公司安排，购买清单的实际购置等。

其次，审核报销申请的合理性，确保费用符合公司规定，避免不必要的开支。例如，部门主管应检查差旅住宿是否超标准，业务招待是否合理，办公用品是否必要等。

最后，审核报销申请的合规性，确保费用符合国家法律法规及公司内部管理规定，不得存在违规操作。例如，部门主管应检查费用是否超过公司规定的限额，是否需要额外审批等。

部门主管审批通过后，报销申请表及票据将提交至财务部门进行复核。财务部门对审批通过的报销进行复核，确保金额及票据符合制度要求。财务部门在复核时，应注意以下几点：

首先，复核报销申请的金额，确保金额准确无误。例如，财务部门应检查报销申请表上的金额与票据金额是否一致，是否存在多报、少报、错报等情况。

其次，复核报销申请的票据，确保票据真实有效。例如，财务部门应检查发票的正规性，收据的详细性，行程单的实际行程，培训通知的公司安排，购买清单的实际购置等。

最后，复核报销申请的审批权限，确保每一笔报销都经过正确的审批。例如，财务部门应检查报销申请表上的审批人是否与公司规定的一致，是否存在越权审批、无审批等情况。

财务部门复核通过后，报销申请将提交至公司总经理审批。公司总经理对较大金额的报销进行最终审批，确保费用的合理性和合规性。公司总经理在审批时，应注意以下几点：

首先，审核报销申请的真实性、合理性及合规性，确保费用真实发生，符合公司规定，不违反国家法律法规及公司内部管理规定。

其次，审核报销申请的审批权限，确保每一笔报销都经过正确的审批。例如，公司总经理应检查报销申请表上的审批人是否与公司规定的一致，是否存在越权审批、无审批等情况。

最后，根据公司政策和资金状况，决定是否批准报销申请。如果费用合理，审批流程合规，且公司资金状况允许，公司总经理应批准报销申请。如果费用不合理，审批流程不合规，或公司资金状况不允许，公司总经理应拒绝报销申请，并说明原因。

5.报销支付

报销支付是报销流程的最后一个环节，公司财务部门在审批通过后，将安排支付报销款项。报销支付方式包括现金、转账或公务卡充值。员工在收到款项后签字确认，财务部门留存报销凭证及审批记录。

公司财务部门在支付报销款项时，应确保支付方式符合公司规定，支付金额准确无误。例如，财务部门应检查报销申请表上的支付方式是否与公司规定的一致，支付金额是否与报销金额一致。

员工在收到报销款项后，应签字确认，以示对报销款项的认可。公司财务部门应留存报销凭证及审批记录，以便后续查账和审计。报销凭证及审批记录是公司财务管理的重要资料，公司要求财务部门妥善保管，不得遗失或损坏。

五、报销时限

报销时限是报销制度中关于费用报销提交期限的规定，旨在确保报销工作的及时性，防止费用报销积压，提高资金周转效率。合理的报销时限有助于公司及时掌握费用动态，合理安排资金使用，降低财务风险。10人小公司由于规模较小，人员有限，更需要明确报销时限，以避免财务工作积压，影响公司正常运营。

1.差旅费报销时限

差旅费报销时限是公司对差旅费报销提交期限的具体规定，旨在确保差旅费报销的及时性，防止差旅费报销积压，影响员工后续工作安排。公司规定出差返回后5个工作日内完成差旅费报销，逾期未报销的视为自动放弃。这一规定是基于差旅费报销的特点制定的，差旅费报销通常涉及较多票据和审批环节，因此需要一定的时间来完成。

员工在出差结束后，应尽快整理差旅票据，并填写差旅费报销申请表，提交至部门主管审批。部门主管在收到差旅费报销申请后，应在规定时间内完成审批，并将审批通过的报销申请提交至财务部门。财务部门在收到差旅费报销申请后，应在规定时间内完成复核，并将复核通过的报销申请提交至公司总经理审批。公司总经理在收到差旅费报销申请后，应在规定时间内完成审批，并将审批通过的报销申请提交至财务部门进行支付。

如果员工在出差结束后超过5个工作日未提交差旅费报销申请，将视为自动放弃差旅费报销。公司制定这一规定是为了防止差旅费报销积压，影响公司资金周转效率。如果员工因特殊原因无法在出差结束后5个工作日内提交差旅费报销申请，应提前向部门主管说明情况，并经部门主管批准后方可延期提交。

2.业务招待费报销时限

业务招待费报销时限是公司对业务招待费报销提交期限的具体规定，旨在确保业务招待费报销的及时性，防止业务招待费报销积压，影响公司业务开展。公司规定业务招待费在费用发生后10个工作日内完成报销，逾期未报销的需重新提交申请。这一规定是基于业务招待费报销的特点制定的，业务招待费报销通常涉及较多票据和审批环节，因此需要一定的时间来完成。

员工在发生业务招待费后，应尽快整理相关票据，并填写业务招待费报销申请表，提交至部门主管审批。部门主管在收到业务招待费报销申请后，应在规定时间内完成审批，并将审批通过的报销申请提交至财务部门。财务部门在收到业务招待费报销申请后，应在规定时间内完成复核，并将复核通过的报销申请提交至公司总经理审批。公司总经理在收到业务招待费报销申请后，应在规定时间内完成审批，并将审批通过的报销申请提交至财务部门进行支付。

如果员工在费用发生后超过10个工作日未提交业务招待费报销申请，将视为自动放弃业务招待费报销。公司制定这一规定是为了防止业务招待费报销积压，影响公司资金周转效率。如果员工因特殊原因无法在费用发生后10个工作日内提交业务招待费报销申请，应提前向部门主管说明情况，并经部门主管批准后方可延期提交。

3.办公费及其他费用报销时限

办公费及其他费用报销时限是公司对办公费及其他费用报销提交期限的具体规定，旨在确保办公费及其他费用报销的及时性，防止办公费及其他费用报销积压，影响公司正常运营。公司规定办公费及其他费用在费用发生后15个工作日内完成报销，逾期未报销的需经部门主管及财务部门同意后方可补报。这一规定是基于办公费及其他费用报销的特点制定的，办公费及其他费用报销通常涉及较多票据和审批环节，因此需要一定的时间来完成。

员工在发生办公费及其他费用后，应尽快整理相关票据，并填写办公费及其他费用报销申请表，提交至部门主管审批。部门主管在收到办公费及其他费用报销申请后，应在规定时间内完成审批，并将审批通过的报销申请提交至财务部门。财务部门在收到办公费及其他费用报销申请后，应在规定时间内完成复核，并将复核通过的报销申请提交至公司总经理审批。公司总经理在收到办公费及其他费用报销申请后，应在规定时间内完成审批，并将审批通过的报销申请提交至财务部门进行支付。

如果员工在费用发生后超过15个工作日未提交办公费及其他费用报销申请，将视为自动放弃办公费及其他费用报销。公司制定这一规定是为了防止办公费及其他费用报销积压，影响公司资金周转效率。如果员工因特殊原因无法在费用发生后15个工作日内提交办公费及其他费用报销申请，应提前向部门主管说明情况，并经部门主管及财务部门同意后方可延期提交。

公司财务部门应定期对报销情况进行跟踪，对于即将到期的报销申请，应及时提醒相关员工提交报销申请，以确保报销工作的及时性。对于因特殊原因无法按时提交报销申请的员工，财务部门应与员工沟通，了解原因，并根据公司规定进行处理。

六、违规处理

违规处理是报销制度的重要组成部分，旨在明确员工违反报销制度的行为界限和相应的处罚措施，起到警示和约束作用。通过建立规范的违规处理机制，公司能够维护报销制度的严肃性，保障财务秩序的稳定，促进员工自觉遵守制度规定。对于10人小公司而言，虽然规模不大，但规范管理同样重要，明确的违规处理规定有助于提升管理效率，营造公平、透明的内部环境。

1.违规行为界定

违规行为界定是违规处理的前提，公司需要明确哪些行为属于违反报销制度，以便于对违规行为进行准确识别和有效处理。常见的违规行为包括但不限于虚报费用、伪造票据、超标准报销、逾期未报销、不按规定流程报销等。公司需对这些行为进行详细说明，确保员工清晰理解制度规定，自觉规避违规行为。

虚报费用是指员工虚构费用或夸大费用金额，骗取公司报销款的行为。例如，员工伪造发票、虚构出差行程、夸大招待规模等，均属于虚报费用。伪造票据是指员工伪造或变造发票、收据等报销凭证，以骗取公司报销款的行为。超标准报销是指员工报销的费用超出公司规定的标准，如差旅住宿超标、业务招待费超标、办公用品购置超标等。逾期未报销是指员工未在规定的报销时限内提交报销申请，导致报销款项无法及时到账。不按规定流程报销是指员工未按照公司规定的审批流程进行报销，如越级审批、无审批报销等。

公司在界定违规行为时，应结合实际情况，对每种违规行为进行详细描述，并明确其认定标准。例如，对于虚报费用，公司可以规定“提供虚假发票或票据，或虚构费用事项，均视为虚报费用”；对于伪造票据，公司可以规定“使用伪造或变造的发票、收据等报销凭证，均视为伪造票据”；对于超标准报销，公司可以规定“报销的费用超出公司规定的标准，均视为超标准报销”；对于逾期未报销，公司可以规定“未在规定的报销时限内提交报销申请，均视为逾期未报销”；对于不按规定流程报销，公司可以规定“未按照公司规定的审批流程进行报销，均视为不按规定流程报销”。

2.违规处理措施

违规处理措施是违规处理的核心内容，公司需要根据违规行为的严重程度，制定相应的处罚措施，以起到警示和约束作用。常见的违规处理措施包括口头警告、书面警告、扣除违规金额、解除劳动合同等。公司需对这些措施进行详细规定，确保处理的公平性和合理性。

口头警告适用于情节轻微的违规行为，如首次逾期未报销、轻微超标准报销等。公司员工在首次出现轻微违规行为时，部门主管或财务部门可以进行口头警告，提醒员工注意遵守制度规定。书面警告适用于情节较重的违规行为，如多次逾期未报销、较严重超标准报销、不配合调查等。公司员工在出现较重违规行为时，部门主管或财务部门应给予书面警告，并记录