学校物资采购管理制度

学校物资采购管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范学校物资采购行为，提高资金使用效益，保障教学、科研、行政管理及后勤服务等各项工作的有序开展，防止采购过程中的不当行为，依据国家相关法律法规及上级主管部门要求，结合本校实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于学校各部门、院系（以下统称“需求部门”）使用学校各类资金（包括财政拨款、事业收入、经营收入、社会捐赠及其他资金）进行的各类物资采购活动。所称“物资”包括教学科研仪器设备、办公设备、家具、办公用品、劳保用品、教材图书、修缮材料、后勤保障用品等有形物品。第三条基本原则学校物资采购遵循“公开、公平、公正、诚实信用”的原则，坚持“预算控制、需求导向、效益优先、程序规范、全程监督”的工作方针，确保采购过程的透明度和采购结果的合理性。第二章组织与职责第四条采购管理领导小组学校成立物资采购管理领导小组，由校长任组长，分管副校长任副组长，成员包括后勤、财务、审计、纪检监察及相关教学科研部门负责人。领导小组负责审议学校采购工作的重大政策、制度，审定年度采购计划，协调解决采购工作中的重大问题。第五条归口管理部门学校后勤管理处（或指定专门部门，下同）作为学校物资采购的归口管理部门，负责：（一）贯彻执行国家及上级部门有关采购的法律法规和政策；（二）组织拟订和修订学校物资采购管理制度及实施细则；（三）汇总、审核各部门年度及临时物资采购需求，编制学校年度采购计划；（四）组织实施学校集中采购活动，协调分散采购的管理与备案；（五）负责采购合同的审核、备案与管理；（六）组织或参与采购物资的验收工作；（七）建立和管理合格供应商库；（八）处理采购活动中的争议与投诉。第六条需求部门职责需求部门是物资采购的提出者和直接使用者，负责：（一）根据实际工作需要，科学、合理地提出本部门的物资采购需求，填报《采购需求申报表》；（二）对采购需求的真实性、必要性、技术参数的准确性负责；（三）参与本部门采购物资的市场调研、技术论证（对大额或复杂技术设备）；（四）按照规定程序参与采购过程，如参与评标委员会（若有）、技术谈判等；（五）负责或参与所购物资的验收，并在验收单上签字确认；（六）负责所购物资的入库、登记、使用和维护管理。第七条财务部门职责财务部门负责：（一）对采购项目的预算安排及资金来源进行审核；（二）依据审批后的采购合同、验收合格证明及合规票据办理付款手续；（三）对采购资金的使用情况进行会计核算和监督。第八条审计与纪检监察部门职责审计部门负责对学校物资采购活动的真实性、合法性、效益性进行审计监督。纪检监察部门负责对采购活动中的廉政建设情况进行监督，受理并查处采购活动中的违规违纪行为。第三章采购方式与程序第九条采购方式分类学校物资采购根据采购金额、物资特性及市场情况，可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购及小额零星采购等方式。具体采购方式的适用条件及审批权限，参照国家及上级主管部门相关规定执行，并由学校另行制定实施细则明确。第十条公开招标达到规定金额标准的大宗物资采购，原则上应采用公开招标方式。公开招标应按照国家有关招标投标法律法规及学校规定的程序进行，确保招标过程的公开、公平、公正。第十一条竞争性谈判与询价采购对于不适合公开招标或邀请招标，且符合竞争性谈判或询价采购条件的项目，可采用相应方式。此类采购应邀请三家及以上符合资质条件的供应商参与报价和谈判，择优确定成交供应商。第十二条单一来源采购单一来源采购是指只能从唯一供应商处采购的特殊情形。采用单一来源采购方式，必须符合国家规定的条件，并由需求部门提供充分理由和证明材料，报后勤管理处审核，经采购管理领导小组批准后方可实施。第十三条小额零星采购对于采购金额较小、市场价格透明、易于采购的零星物资，可采用简化的小额零星采购程序。具体限额标准由学校根据实际情况确定，并由后勤管理处制定相应的操作流程，确保便捷高效与规范可控。第十四条采购申报与审批需求部门根据年度预算或临时需要，填写《采购需求申报表》，经部门负责人签字后，连同技术参数、规格型号、数量、预估单价、预算金额等相关材料报后勤管理处。后勤管理处对采购需求进行审核，根据采购金额和方式履行相应的审批程序。大额或重大采购项目需报采购管理领导小组审批。第十五条采购实施后勤管理处根据审批确定的采购方式，组织实施采购活动。包括但不限于编制采购文件（招标文件、谈判文件、询价单等）、发布采购信息、组织供应商报名、资格审查、开标、评标（谈判、询价）等。需求部门应配合提供必要的技术支持。第十六条合同签订采购活动确定成交供应商后，后勤管理处应及时与成交供应商签订书面采购合同。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同文本应规范、严谨，并经学校法律顾问或财务、审计部门审核（对重大合同）。第四章验收与付款第十七条物资验收物资到货后，由需求部门牵头，会同后勤管理处（必要时可邀请财务、技术专家或使用人代表）共同按照采购合同、技术协议及相关标准进行验收。验收合格的，共同签署《物资验收单》；验收不合格的，应及时通知供应商，明确处理意见（如退货、换货、索赔等），并做好记录。第十八条付款结算需求部门凭审批手续齐全的采购合同、验收合格单、正规发票等原始凭证，按学校财务报销规定到财务部门办理付款手续。财务部门对相关凭证的合规性进行审核后，按合同约定的付款方式和期限支付款项。第五章监督与责任第十九条内部监督学校审计、纪检监察部门应定期或不定期对学校物资采购管理制度的执行情况、采购活动的全过程进行监督检查。任何单位和个人有权对采购活动中的违法违规行为进行举报和投诉。第二十条责任追究对在采购活动中违反本制度规定，造成学校损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。具体包括但不限于：虚报冒领、化整为零规避招标、提供虚假需求或技术参数、收受回扣、玩忽职守、徇私舞弊等行为。第六章附则第二十一条特殊情况处理因突发事件（如抢险救灾、紧急教学科研任务等）需要立即采购的物资，可启动应急采购程序