出纳财务制度工作审批流程细则

PAGE出纳财务制度工作审批流程细则一、总则1.目的本细则旨在规范公司出纳财务工作审批流程，确保公司资金安全、准确、高效地运作，保障财务信息的真实性、完整性和及时性，遵循国家相关法律法规及行业标准，加强财务管理与内部控制。2.适用范围本细则适用于公司内部所有涉及出纳财务工作的审批事项，包括但不限于现金收付、银行结算、票据管理、资金报销等业务环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和财经纪律，确保各项财务活动合法合规。准确性原则：财务数据记录准确无误，审批流程严谨规范，保障财务信息质量。及时性原则：各环节审批工作应在规定时间内完成，不得拖延，以保证资金流转效率。职责明确原则：明确各岗位在出纳财务审批流程中的职责，做到分工清晰、责任到人。监督制衡原则：建立有效的监督机制，实现不相容岗位相互分离、相互制约，防止舞弊和错误发生。二、审批流程主体职责1.出纳岗位职责负责公司现金收付、银行结算业务的具体操作，确保款项收付准确、及时。妥善保管库存现金、有价证券、空白票据及有关印章等，确保其安全完整。按照财务制度规定，及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，保证账实相符，并及时向财务负责人报告现金收支情况。协助财务负责人完成其他与出纳相关的财务工作，如资金报表编制、银行账户管理等。2.财务负责人职责全面负责公司财务工作的组织、领导和管理，制定财务管理制度和流程，确保公司财务工作符合法律法规和公司发展需要。审核出纳提交的各类财务凭证、报表及相关资料，对财务数据的真实性、准确性和完整性负责。审批重大资金支出、资金调度等重要财务事项，确保资金使用合理、安全。协调与外部金融机构、税务部门等相关单位的关系，维护公司良好的财务形象。定期对公司财务状况进行分析，为公司决策提供财务支持和建议。3.业务部门负责人职责对本部门业务范围内的费用支出、资金使用等事项进行审核，确保业务活动的合理性和必要性。根据公司业务需求，提出资金申请计划，并对申请资金的用途、金额等进行详细说明，对资金使用的真实性和效益性负责。督促本部门人员按照财务制度规定办理相关业务手续，配合财务部门做好财务管理工作。4.公司管理层职责根据公司战略规划和经营目标，审批重大财务决策和财务预算，确保公司财务活动与公司整体发展方向一致。对公司财务状况和经营成果进行监督和检查，对财务工作中存在的问题提出指导意见和解决方案。在权限范围内，对超出一定金额的资金支出、重大投资项目等进行最终审批，承担相应的决策责任。三、现金收付审批流程1.现金收入审批业务人员收到现金款项后，应及时填写收款收据，注明收款日期、交款单位（个人）、款项来源、金额等信息，并签字确认。将收款收据交至本部门负责人审核，部门负责人应核实业务的真实性和款项来源的合理性，签字审批后交给出纳。出纳收到收款收据后，核对收款金额与收据填写金额是否一致，检查收据内容是否完整、准确。无误后，在收款收据上加盖“现金收讫”章，并开具收款发票（如有需要）。出纳根据收款收据登记现金日记账，并将收款情况及时反馈给财务负责人。2.现金支出审批费用报销人填写费用报销单，详细注明报销日期、报销部门、报销事由、金额等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。将费用报销单提交至本部门负责人审批，部门负责人应重点审核费用支出是否符合本部门业务需求和公司相关规定，签字确认后交至财务负责人。财务负责人对费用报销单进行审核，主要审查报销内容是否合规、票据是否真实有效、金额计算是否准确等。审核通过后签字，交给出纳。出纳再次核对费用报销单与原始凭证，确认无误后，按照审批金额支付现金。支付现金时，要求报销人在报销单上签字确认，并在现金日记账上记录支出情况。四、银行结算审批流程1.银行存款收入审批收到银行存款进账通知后，出纳应及时核对进账金额、款项来源等信息，并与相关业务人员沟通确认。将银行进账通知及相关业务资料交至财务负责人审核，财务负责人核实业务真实性和资金来源合法性后签字审批。出纳根据审核后的进账通知登记银行存款日记账，并将银行存款收入情况及时反馈给财务负责人。2.银行存款支出审批业务部门因业务需要支付款项时，填写付款申请单，注明付款日期、收款单位、付款金额、付款事由等信息，并附上相关合同、协议等证明文件。将付款申请单提交至本部门负责人审批，部门负责人审核业务的必要性和付款金额的合理性，签字后交至财务负责人。财务负责人对付款申请单进行全面审核，包括业务合规性、资金预算安排、付款方式及时间等方面。审核通过后签字，交给出纳。出纳根据审批后的付款申请单核对收款单位信息、付款金额等，确保无误后通过银行转账等方式支付款项。支付款项后，在付款申请单上加盖“银行付讫”章，并登记银行存款日记账。同时，及时获取银行付款回单，交财务负责人进行账务处理。五、票据管理审批流程1.支票管理出纳负责支票的购买、保管和使用。购买支票时，应填写支票申购单，注明购买支票的种类、数量等信息，经财务负责人审批后，到银行办理购买手续。支票申购单应留存一联作为支票购买记录，出纳将购买的支票妥善保管在保险柜中，并建立支票使用登记薄。登记薄应记录支票号码、领用日期、领用人、用途、金额等信息。使用支票支付款项时，领用人应填写支票领用单，注明支票用途、金额、收款单位等信息，并签字确认。将支票领用单交至财务负责人审批，财务负责人审核付款事项合规性后签字。出纳根据审批后的支票领用单签发支票，并在支票使用登记薄上记录支票的使用情况。领用人在支票存根上签字后，持支票前往收款单位办理支付手续。支票使用完毕后，出纳应及时收回支票存根，并与银行对账单核对支票支付情况。如有支票作废，应在支票上加盖“作废”章，并在支票使用登记薄上注明作废原因及日期。作废支票应妥善保管，定期装订成册，归档保存。2.汇票、本票等其他票据管理涉及汇票、本票等其他票据的业务，业务人员应填写票据使用申请单，详细说明票据种类、金额、收款单位、用途等信息，并附上相关业务合同或协议。将票据使用申请单提交至本部门负责人审核，部门负责人审核业务真实性和必要性后签字，交至财务负责人。财务负责人对票据使用申请进行全面审核，包括票据风险评估、资金安排等方面，审核通过后签字。出纳根据审批后的票据使用申请单办理票据开具或背书转让等手续。办理过程中，严格按照票据管理规定操作，确保票据的真实性、有效性和安全性。票据交付后，出纳应跟踪票据的到期兑付情况，并及时与相关业务人员沟通。如出现票据逾期未兑付等异常情况，应及时向财务负责人报告，并采取相应措施进行处理。同时，对票据业务进行详细记录，包括票据号码、开具日期、到期日期、收款单位、兑付情况等信息，定期整理归档。六、资金报销审批流程1.日常费用报销员工因工作需要发生的日常费用，如办公用品、差旅费、业务招待费等，应在费用发生后及时填写费用报销单，并附上相关发票、收据等原始凭证。将费用报销单提交至本部门负责人审批，部门负责人应根据公司费用报销标准和实际业务情况，审核费用的合理性和必要性，签字确认后交至财务负责人。财务负责人对费用报销单进行审核，重点审查报销内容是否符合公司财务制度规定、发票是否合规有效、费用金额是否在预算范围内等。审核通过后签字，交给出纳。出纳按照审批后的报销金额支付现金或通过银行转账方式报销费用。支付后，在费用报销单上加盖“现金付讫”或“银行付讫”章，并登记相关日记账。2.专项费用报销涉及专项项目的费用报销，如项目研发费用、大型设备购置费用等，业务人员应填写专项费用报销申请表，详细说明费用用途、金额、项目名称等信息，并附上项目预算批复文件、合同协议等相关资料。将专项费用报销申请表提交至项目负责人审核，项目负责人对费用支出与项目进度和预算的匹配性进行审核，签字后交至业务部门负责人。业务部门负责人根据项目整体情况，对专项费用报销申请进行审核，确保费用支出符合项目要求和公司利益，签字后交至财务负责人。财务负责人对专项费用报销申请进行严格审核，包括项目资金使用合规性、费用核算准确性等方面。审核通过后签字，交给出纳。出纳按照审批后的报销金额支付款项，并做好相关记录。同时，财务部门应定期对专项费用进行跟踪和核算，确保费用支出合理、有效，符合项目预算和公司财务管理要求。七、财务印章管理审批流程1.财务印章种类及用途公司财务印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章等。财务专用章用于办理公司财务结算、票据背书、账户管理等相关业务；法人章用于特定的财务文件签署等；发票专用章用于开具发票。2.印章保管财务专用章由财务负责人指定专人保管，法人章由法定代表人或授权人员保管，发票专用章由出纳保管。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止遗失或被盗用。3.印章使用审批使用财务印章时，应填写印章使用申请表，注明使用日期、用途、使用金额、文件名称等信息，并附上相关业务资料。将印章使用申请表提交至财务负责人审批，财务负责人根据业务情况审核印章使用的必要性和合规性，并签字确认。对于涉及重大资金支出或重要财务事项的印章使用，还需经公司管理层审批。印章保管人员根据审批后的印章使用申请表，在规定的文件或票据上加盖印章，并做好使用记录。使用记录应包括印章使用日期、用途、文件名称、使用人等信息，定期整理归档。4.印章交接与挂失印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续。交接双方应在印章交接清单上签字确认，注明交接日期、印章名称、数量等信息，并由监交人见证。交接清单应一式多份，分别留存财务部门、交接双方及相关领导。如发现印章遗失或被盗用，印章保管人员应立即向财务负责人报告，并采取相应的挂失措施。同时，配合相关部门进行调查和处理，防止公司利益受损。八、财务档案管理审批流程**1.财务档案分类财务档案主要包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、合同协议、银行对账单、审计报告等各类与财务工作相关的文件资料。2.档案整理与装订每月末，会计人员应及时整理当月的财务凭证，按照编号顺序进行排列，检查凭证内容是否完整、附件是否齐全。整理完毕后，将凭证装订成册，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码、装订人等信息。会计账簿、财务报表等其他财务档案也应定期进行整理和归档，按照类别和时间顺序存放，便于查阅和管理。3.档案保管与借阅财务档案应由专人负责保管，保管人员应确保档案存放安全，防止档案损坏、丢失或泄露。档案保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。因工作需要查阅财务档案时，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅日期、查阅内容、查阅原因等信息，并经财务负责人审批。审批通过后，在档案保管人员的陪同下查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅完毕后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认。如需借阅财务档案，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅期限、借阅用途等信息，并经财务负责人和公司管理层审批（根据档案重要程度确定）。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案，档案保管人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。4.档案销毁对于超过保管期限且无需继续保存的财务档案，由档案保管人员提出销毁申请，填写档案销毁申请表，注明档案名称目录、所属年度、保管期限、销毁原因等信息，并附上拟销毁档案清单。将档案销毁申请表提交至财务负责人审核，财务负责人审核档案销毁的必要性和合规性后签字。对于重要的财务档案销毁，还需经公司管理层审批。