超市财务制度中采购流程

PAGE超市财务制度中采购流程一、总则1.目的本采购流程旨在规范超市采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障商品质量，控制采购成本，维护超市的经济利益，同时符合国家相关法律法规及行业标准要求。2.适用范围本流程适用于超市内所有商品及服务的采购活动，包括但不限于食品、日用品、生鲜产品、设备采购、营销服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证商品质量和服务水平的前提下，追求采购成本的最小化，提高超市的经济效益。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购商品符合超市经营需求和消费者要求。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受超市内部监督和相关部门的检查。二、采购计划制定1.市场调研采购部门定期收集市场信息，包括行业动态、消费者需求变化、竞争对手采购策略等，为采购计划的制定提供依据。分析市场趋势，预测各类商品的销售情况，结合超市历史销售数据和库存状况，确定合理的采购数量和品种。2.需求预测各销售部门根据销售情况和市场趋势，每月向采购部门提交商品需求预测报告，详细说明各类商品的预计销售量、库存需求等。采购部门结合市场调研结果，对各部门的需求预测进行综合分析，制定超市整体的采购需求计划。3.采购预算编制根据采购需求计划，采购部门会同财务部门编制采购预算。采购预算应涵盖各类商品的采购金额、运输费用、仓储费用等相关成本。采购预算需经超市管理层审核批准，确保预算的合理性和可行性。在预算执行过程中，严格控制采购成本，避免超预算采购。三、供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括企业基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据超市采购需求和供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准可包括供应商资质、信誉状况、产品质量认证、价格竞争力、交货期等因素。对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、物流配送能力等实际情况。实地考察结束后，形成考察报告，作为供应商选择的重要依据。2.供应商评估与选择采购部门会同相关部门（如质量控制部门、财务部门等）对考察合格的供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、财务状况等方面。根据综合评估结果，建立供应商评估档案，对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，优先纳入超市采购体系；对于评估不合格的供应商，及时淘汰。在选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，采用招标、询价、谈判等方式确定最终供应商。确保选择的供应商能够提供优质的商品和服务，满足超市经营需求。3.供应商合作与管理与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括商品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同的完整性和可操作性。建立供应商定期沟通机制，采购部门定期与供应商沟通商品需求、质量状况、交货进度等信息，及时解决合作过程中出现的问题。对供应商的表现进行定期评估和考核，根据评估结果调整合作策略。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于表现不佳的供应商，及时提出改进意见，如仍未改善，可考虑终止合作。四、采购执行1.采购订单下达根据采购计划和供应商选择结果，采购部门向供应商下达采购订单。采购订单应明确商品名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等详细信息。采购订单下达后，及时与供应商确认订单信息，确保双方对订单内容理解一致。如发现订单信息有误或需要变更，应及时与供应商沟通协商，办理相关变更手续。2.采购合同执行跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的备货进度、生产进度、运输安排等信息。如发现供应商存在延迟交货、质量问题等违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题。对于因不可抗力等原因导致合同无法按时履行的情况，采购部门应及时与供应商协商解决方案，并根据实际情况调整采购计划和安排。3.商品验收商品到货前，采购部门应通知相关部门（如质量控制部门、仓库管理部门等）做好验收准备工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对商品的数量、质量、规格等进行严格验收。验收过程中，如发现商品存在数量短缺、质量不合格、规格不符等问题，应及时与供应商联系，要求其负责更换或补货。验收合格的商品方可办理入库手续。建立商品验收记录档案，详细记录验收过程和结果。验收记录应包括商品名称、规格、数量、供应商名称、验收日期、验收人员等信息，以备后续查询和追溯。五、采购付款1.付款申请采购部门在收到供应商的发票及相关结算凭证后，核对发票信息与采购合同、验收记录是否一致。如信息无误，填写付款申请单，注明付款金额、付款方式、付款日期等内容。付款申请单需经采购部门负责人、财务部门审核、超市管理层审批后，方可办理付款手续。审核内容包括采购业务的真实性、发票的合法性、付款金额的准确性等。2.付款审批流程采购部门提交付款申请单后，财务部门首先对发票及相关凭证进行审核。审核内容包括发票的真伪、发票内容与采购合同是否相符、发票金额计算是否正确等。财务部门审核通过后，将付款申请单提交给超市管理层审批。管理层根据超市资金状况、采购预算等因素，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照规定的付款方式和日期进行付款操作。3.付款方式选择超市根据与供应商的合作协议和实际情况，选择合适的付款方式。常见的付款方式包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票、货到付款、月结等。在选择付款方式时，应综合考虑资金成本、资金安全性、供应商合作意愿等因素。对于信誉良好、合作稳定的供应商，可适当延长付款期限；对于新合作的供应商或风险较高的采购业务，应谨慎选择付款方式，确保资金安全。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门会同相关部门（如财务部门、法务部门等）定期对采购业务进行风险识别和评估。风险识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等方面。采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个级别，以便采取相应的风险应对措施。2.风险应对措施对于市场风险，通过加强市场调研和需求预测，及时调整采购计划和策略，降低市场波动对采购业务的影响。对于供应商风险，建立供应商评估和管理体系，加强对供应商的监督和考核，选择优质供应商，降低供应商违约风险。对于质量风险，加强商品验收环节的管理，严格按照质量标准进行验收，确保所采购商品质量合格。同时，要求供应商提供质量保证承诺，对质量问题承担相应责任。对于合同风险，加强合同管理，签订规范、完整的采购合同，明确双方权利义务，避免合同纠纷。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行义务，及时处理合同变更和违约事宜。对于付款风险，建立严格的付款审批流程，加强对付款环节的监督和控制，确保资金安全。同时，合理安排付款期限，避免因付款不当影响供应商合作关系。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购业务风险状况进行监测和分析。通过收集相关数据和信息，及时发现风险变化趋势，发出风险预警信号。当采购业务出现风险预警时，采购部门应及时采取措施进行应对，调整采购策略和风险应对措施，确保采购业务的正常进行。同时，将风险情况及时报告给超市管理层，以便做出决策。七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、验收记录、发票及结算凭证、付款申请及审批文件等与采购业务相关的所有文件和资料。2.档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。按照采购业务发生的时间顺序，对各类档案资料进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。归档后的采购档案应妥善保管，便于查询和追溯。档案保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定要求。3.档案查阅与使用超市内部人员因工作需要查阅采购档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等信息。经采购部门负责人批准后，方可查阅档案