卫生监督所档案室制度

PAGE卫生监督所档案室制度一、总则（一）目的为加强卫生监督所档案室的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生监督工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生监督所各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，便于统一开发利用。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映卫生监督工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集各类与卫生监督工作相关的文件材料，保证档案内容的完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本所档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理本所各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架，确保档案排列有序，便于查找利用。4.做好档案的安全保管工作，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.积极提供档案利用服务，编制档案检索工具，为卫生监督工作、社会公众及其他相关单位提供档案查阅、借阅等服务。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。（二）各科室职责1.负责本科室文件材料的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理，协助档案室做好档案的收集、整理和归档工作。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求信息。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，保守档案机密。2.认真学习档案业务知识，不断提高业务水平，熟练掌握档案管理的各项技能。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、利用等，确保档案工作的规范化和标准化。4.积极参与档案信息化建设，做好档案数据的录入、维护和管理工作。5.协助各科室做好文件材料的整理和归档指导工作，提高档案质量。6.完成领导交办的其他档案工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与卫生监督工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本所制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.卫生监督执法过程中形成的各类法律文书、监督检查记录、采样记录、检验报告、行政处罚决定书等业务档案。4.本所组织召开的各类会议的文件材料、会议记录、纪要等。5.本所开展的各类培训、宣传活动的文件材料、教材、图片、影像资料等。6.本所工作人员在业务工作中形成的重要文件、调研成果、学术论文等。7.反映本所历史沿革、机构设置、人员编制等情况的文件材料。8.其他与卫生监督工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。2.对于上级机关下发的文件，应及时签收、登记，并按照要求进行传阅、办理，办理完毕后及时归档。3.本所内部形成的文件材料，承办科室应在文件办理完毕后，及时整理、分类，定期移交档案室。4.对于重要会议、活动形成的文件材料，承办科室应在会议或活动结束后一周内整理完毕并移交档案室。5.声像档案、电子档案的收集应与纸质档案同步进行，确保档案信息的一致性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.文书档案分类：按照年度机构保管期限分类。即先将档案按年度分开，再在每个年度内按机构分类，最后按保管期限（永久、长期、短期）排列。编号：对每一份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编目：编制档案目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、保管期限等项目，以便快速检索档案。装订：将每份文件材料按顺序排列整齐，左侧装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。2.业务档案分类：根据卫生监督业务的不同类别进行分类，如公共场所卫生监督档案、医疗卫生监督档案、饮用水卫生监督档案等。编号：按照分类顺序对每份业务档案进行编号，编号应反映档案的类别和顺序。编目：编制业务档案目录，详细记录档案的基本信息、监督检查情况、处理结果等内容。组卷：将相关的业务文件材料组成一卷，卷内文件应排列有序，便于查阅。3.声像档案分类：按照载体形式（照片、录音带、录像带、光盘等）和内容主题进行分类。编号：为每份声像档案编号，编号应体现档案的形成时间、内容主题等信息。编目：编制声像档案目录，注明档案的题名、拍摄（录制）时间、地点、人物、内容摘要等。整理：对照片进行冲印、裱贴，并注明相关信息；对录音带、录像带、光盘等进行整理，确保载体完好、信息可读。4.电子档案分类：按照电子文件的类别和用途进行分类，与纸质档案分类相对应。编号：电子文件的编号应与纸质档案编号一致，便于关联和查找。编目：建立电子档案目录数据库，记录电子文件的文件名、存储位置、日期、大小、密级等信息。整理：对电子文件进行分类存储，定期进行备份，确保电子文件的安全和完整。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防火、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案上架1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。3.档案架应牢固、稳定，能够承受档案的重量，避免档案因架子不稳而受损。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和卫生监督工作的实际需要，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于反映本所主要职能活动和历史面貌的重要文件材料，应列为永久保管。如本所制定的重要规章制度、重大卫生监督执法案件档案、机构演变等方面的文件材料。3.对于在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。如年度工作计划、总结、统计报表以及一般性卫生监督执法档案等。4.对于在较短时间内需要查考利用的文件材料，列为短期保管。如临时性的通知、便函等。（四）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等。2.在检查过程中，如发现档案有破损、变质、字迹褪色等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。3.对检查中发现的问题，应及时记录并分析原因，采取相应的改进措施，确保档案的安全保管。（五）档案的修复与复制1.对于破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复。修复工作应遵循保持档案原貌、保证档案质量的原则，采用适当的修复方法和材料进行修复。2.对于需要长期保存或利用频繁的档案，可根据实际情况进行复制。复制的档案应与原件内容一致，复制件应注明复制日期、复制单位等信息，并与原件一同保管。3.档案的修复和复制工作应由专业人员或经过培训的人员进行操作，确保修复和复制质量。五、档案的利用（一）利用范围1.本所工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他相关部门因工作需要查阅本所档案。3.司法机关、社会组织等因法律诉讼、调查取证等需要查阅本所档案。4.社会公众因合理需求查阅本所公开的档案信息。（二）利用手续1.本所工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、文号、日期、用途等信息，经所在科室负责人签字同意后，交档案室办理查阅或借阅手续。2.上级机关、其他相关部门查阅本所档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等内容，经档案室负责人审核同意后，方可查阅。3.司法机关、社会组织等查阅本所档案，应持有相关法律文书或证明文件，经档案室负责人审核并报所领导批准后，方可查阅。4.社会公众查阅本所公开的档案信息，应按照本所信息公开相关规定办理查阅手续，填写查阅申请表，经档案室审核同意后，在指定地点查阅。（三）利用方式1.查阅：档案查阅一般在档案室进行，查阅人员应在档案室工作人员的监督下查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需摘抄、复印档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复制档案。借阅期满后，应及时归还档案室。如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）利用登记1.档案室应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、单位、查阅或借阅档案名称、文号、用途、归还时间等信息。2.档案利用登记应使用专门的登记簿，登记内容应准确、完整、清晰，便于查询和统计分析。3.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合卫生监督工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、内容价值、现实利用需求等方面综合考虑，准确判定档案的保存价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性，避免随意性和主观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关科室负责人组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织、指导和审核。（三）鉴定方法1.逐卷审查：对每一份档案进行详细审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，判断其保存价值。2.综合评估：结合卫生监督工作的发展变化、档案利用情况以及国家有关档案保管期限的规定，对档案进行综合评估，确定档案是否仍具有保存价值。3.征求意见：对于涉及重要业务或具有较大争议的档案，征求相关科室和业务人员的意见，确保鉴定结果的准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、文号、数量、销毁原因等信息，报所领导审批。2.所领导批准后，由档案室负责组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、监销人等信息。3.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁记录归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用，为卫生监督工作提供及时、准确的信息支持。3.确保档案信息的安全，防止档案信息的丢失、泄露和损坏。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.检索功能：提供多种检索方式，如按关键词检索、按分类检索、按时间检索等，方便用户快速查找所需档案信息。3.查询统计功能：能够对档案的利用情况、保管期限、数量等进行查询和统计分析，生成各类统计报表。4.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保证档案信息的安全。5.数据备份功能：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（三）电子档案管理1.电子文件的收集、整理应与纸质档案同步进行，确保电子文件的真实性、完整性和准确性。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于管理和检索。3.对电子档案进行分类、编号、编目，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的规范化管理。4.加强电子档案的安全管理，采取加密、防火墙、防病毒等技术措施