生产物料请购制度范本

PAGE生产物料请购制度范本一、总则（一）目的为规范公司生产物料请购流程，确保生产所需物料及时、准确、适量供应，降低库存成本，提高生产效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产物料请购的部门和人员。（三）基本原则1.按需采购原则：根据生产计划和实际需求，合理确定物料请购数量，避免盲目采购和库存积压。2.成本效益原则：在满足生产需求的前提下，充分考虑物料采购成本、运输成本、存储成本等，力求实现总成本最低。3.质量优先原则：确保所采购物料的质量符合生产要求和相关标准，不得因追求低价而忽视质量。4.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规定，规范采购行为，确保采购活动合法合规。二、职责分工（一）生产部门1.根据生产计划，准确核算所需物料的品种、规格、数量和需求时间，并填写《生产物料需求申请表》。2.负责对请购物料的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出调整建议。（二）仓库管理部门1.负责库存物料的管理，定期盘点库存，及时掌握库存动态。2.根据生产部门的需求，对库存物料进行核对，优先利用库存物料满足生产需求。3.对超储、呆滞物料及时提出处理建议。（三）采购部门1.依据《生产物料需求申请表》，负责组织物料的采购工作。2.选择合格的供应商，与其签订采购合同，确保物料按时、按质、按量供应。3.负责采购过程中的商务谈判、合同执行、付款申请等工作。（四）质量管理部门1.参与重要物料供应商的评估和选择，对采购物料的质量标准进行审核。2.负责对采购物料进行检验和验收，确保物料质量符合要求。3.对不合格物料提出处理意见，并跟踪处理结果。（五）财务部门1.负责审核采购合同中的付款条款，确保付款安排符合公司财务规定。2.对采购费用进行核算和控制，监督采购资金的使用情况。三、请购流程（一）需求预测与计划1.生产部门应根据年度生产计划、月度生产计划以及订单情况，提前进行物料需求预测。2.定期召开生产物料需求分析会议，与仓库管理部门、采购部门等相关部门沟通协调，确保需求预测的准确性。（二）请购申请1.生产部门根据需求预测结果，在需要采购物料前[X]个工作日内，填写《生产物料需求申请表》。申请表应详细注明物料的名称、规格、型号、数量、需求时间、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.对于紧急采购的物料，生产部门应在申请表中注明“紧急”字样，并说明紧急原因，经部门负责人和相关领导特批后，可优先处理。（三）审核与审批1.仓库管理部门收到《生产物料需求申请表》后，首先核对库存情况。若库存能够满足生产需求，应在申请表上注明库存可供数量，并签字确认；若库存不足，需注明缺料情况，提交采购部门。2.采购部门对请购申请进行审核，重点审核请购数量的合理性、采购时间的紧迫性、供应商选择的可行性等。审核无误后，提交相关领导审批。3.审批流程如下：请购金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批。请购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管采购的副总经理审批。请购金额在[X]元以上的，由总经理审批。（四）采购实施1.采购部门根据审批通过的《生产物料需求申请表》，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应优先考虑合格供应商名录中的企业，并遵循以下原则：供应商的生产能力和质量保证能力应满足采购物料的要求。供应商的信誉良好，无不良记录。供应商的价格合理，具有成本优势。2.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确物料的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门。3.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物料按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货或物料质量问题，应及时采取措施解决，并向相关部门反馈。（五）验收入库1.物料到货前，仓库管理部门应根据采购合同和《生产物料需求申请表》，做好收货准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具等。2.物料到货后，仓库管理部门会同质量管理部门按照相关标准和合同要求进行验收。验收内容包括物料的数量、规格、型号、外观质量、质量证明文件等。3.验收合格的物料，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写《入库单》，注明物料的名称、规格、型号、数量、供应商等信息，并将入库情况录入库存管理系统。4.验收不合格的物料，质量管理部门应出具《不合格品检验报告》，明确不合格原因和处理意见。采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（六）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收情况，在规定的付款期限内填写《付款申请单》，注明付款金额、付款方式、供应商名称等信息，并附上采购合同、发票、入库单等相关凭证。2.财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，审核无误后按照公司财务规定办理付款手续。3.对于预付款项，采购部门应在合同约定的时间内及时跟进采购进度，确保预付款项的合理使用。四、库存管理（一）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存物料进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[月度/季度/年度]。2.盘点前，仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。盘点过程中，应认真核对物料的数量、规格、型号等信息，并做好记录。3.盘点结束后，仓库管理部门应编制《库存盘点报告》，说明盘点结果、差异情况及原因分析。对于盘盈、盘亏的物料，应按照公司规定进行处理。（二）库存控制1.仓库管理部门应根据物料的消耗情况和采购周期，合理设定安全库存和最高库存限额。安全库存是为了应对突发情况而设定的最低库存数量，最高库存限额是为了防止库存积压而设定的上限。2.当库存水平接近安全库存时，仓库管理部门应及时通知采购部门进行补货；当库存超过最高库存限额时，应暂停采购，并采取措施降低库存，如促销、退货、换货等。3.对于超储、呆滞物料，仓库管理部门应定期进行清理和分析，提出处理建议，经相关领导审批后进行处理。处理方式包括降价销售、报废、退货等。五、供应商管理（一）供应商选择与评估1.采购部门应建立合格供应商名录，定期收集供应商信息，包括企业资质、生产能力、质量保证能力、价格水平、信誉等方面。2.对于新的采购项目，采购部门应从合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价、报价和谈判。如名录中无合适供应商，应通过市场调研、供应商推荐等方式寻找潜在供应商，并进行初步评估。3.采购部门会同质量管理部门、生产部门等相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括企业规模、生产设备、工艺流程、质量管理体系认证、产品质量检测报告、售后服务等方面。评估合格的供应商纳入合格供应商名录。4.定期对合格供应商进行复评，根据供应商的供货表现、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评价。对于表现不佳的供应商，应及时进行整改或淘汰。（二）供应商关系管理1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司的采购需求和质量要求，了解供应商的生产经营情况和问题反馈。2.建立供应商激励机制，对于在供货质量、交货期、价格等方面表现优秀的供应商，给予适当的奖励，如年度优秀供应商评选、增加订单份额等。3.对于供应商出现的质量问题、交货延迟等情况，采购部门应及时与其沟通协商，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定进行处理。如供应商问题严重，应暂停合作，并寻找替代供应商。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对生产物料请购制度的执行情况进行审计监督，检查请购流程是否规范、采购合同是否合规、库存管理是否有效、供应商管理是否到位等方面。2.设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对生产物料请购过程中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并按照公司规定进行处理。（二）考核办法1.制定生产物料请购相关部门和人员的考核指标，包括请购准确性、采购及时性、库存周转率、物料质量合