工程资料档案资料制度

PAGE工程资料档案资料制度一、总则（一）目的为加强公司工程资料档案管理，确保工程资料的真实性、完整性、准确性和系统性，为工程建设、维护、管理及竣工验收等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项至竣工验收全过程中形成的各类工程资料档案的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家及地方有关工程建设、档案管理的法律法规和行业标准。2.集中统一原则：工程资料档案实行集中统一管理，确保资料的完整性和一致性。3.全程同步原则：工程资料的形成、收集、整理、归档与工程建设进度同步进行。4.真实有效原则：资料应如实反映工程实际情况，数据准确，签字盖章齐全，具有法律效力。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程资料档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门做好工程资料的收集、整理、归档工作。3.负责工程资料档案的集中保管，建立档案目录及检索系统，确保档案的安全与完整。4.按照规定向有关部门提供工程资料档案的查阅、借阅服务。5.定期对工程资料档案进行整理、鉴定和销毁。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性和完整性。2.督促项目各参建单位及时做好工程资料的编制和移交工作。3.配合档案管理部门对工程资料进行归档和验收。（三）项目参建单位职责1.负责各自工作范围内工程资料的收集、整理、编制和保管，对资料的真实性、准确性和完整性负责。2.按照合同要求和档案管理部门的规定，及时向项目建设部门和档案管理部门移交工程资料。3.接受档案管理部门的指导和监督，对存在的问题及时整改。三、工程资料分类及内容（一）前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。2.建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。3.工程招投标文件、合同协议等。（二）设计文件1.初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。2.设计交底记录、图纸会审记录等。（三）施工技术资料1.施工组织设计、施工方案、技术交底等。2.工程测量记录、地基处理记录、基础施工记录等。3.材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告等。4.隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。5.施工日志、工程质量事故处理记录等。（四）监理资料1.监理规划、监理细则、监理月报等。2.监理通知单、监理工作联系单等。3.工程质量评估报告、监理工作总结等。（五）竣工验收资料1.单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表等。2.工程竣工决算报告、工程结算审核报告等。3.工程质量保修书、工程使用说明书等。（六）其他资料1.工程声像资料、电子档案等。2.与工程有关的其他文件、资料。四、工程资料的形成与收集（一）形成要求1.文件材料应使用耐久性强的书写材料，字迹清晰，图样准确，签字盖章齐全。2.工程资料应采用纸质和电子两种载体形式保存，电子文件应符合相关标准要求。（二）收集范围1.项目建设过程中各部门、各参建单位形成的与工程相关的各类文件材料。2.工程建设过程中产生的各类数据、图表、报告等。（三）收集时间1.前期文件应在项目立项后及时收集整理。2.设计文件应在设计过程中及设计变更后及时收集。3.施工技术资料应随工程进度同步收集，隐蔽工程验收前必须完成相关资料的收集。4.监理资料应在监理工作过程中及时形成并收集。5.竣工验收资料应在工程竣工验收前完成收集整理。五、工程资料的整理与归档（一）整理原则1.遵循工程资料的自然形成规律和内在联系，保持资料的系统性和完整性。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（二）整理要求1.纸质资料应按照分类标准进行分类，每类资料应编制目录，目录应清晰准确反映资料内容。2.电子资料应建立相应的文件夹结构，按照分类进行存储，文件名应规范统一，便于查找。3.资料应进行装订，装订应牢固、整齐，采用A4幅面纸张，左侧装订，装订线宽度不超过20mm。（三）归档要求1.工程资料应在项目竣工验收后三个月内完成归档。归档时应编制归档清单，清单内容包括资料名称、类别、数量、归档日期等。档案管理部门应对归档资料进行核对，确保资料齐全、完整、准确。2.归档资料应一式两份，一份由档案管理部门保管，一份由项目建设部门留存备用。六、工程资料的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，上架排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。（二）利用要求1.公司内部人员查阅工程资料档案，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅工程资料档案，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应严格遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、损毁档案。3.档案管理部门应建立查阅登记制度，记录查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。七、工程资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对工程资料档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、项目建设部门及相关专业人员组成的鉴定小组，负责工程资料档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.资料的完整性、准确性、系统性。2.资料的保存价值，包括对工程建设、维护、管理及历史研究的价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的工程资料档案，应填写销毁申请表，报公司主管领导批准。2.销毁工作应指定专人负责，在指定地点进行，并由两人以上监销。3.销毁后应在销毁申请表上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人签字确认。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门、各参建单位的工程资料管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应将工程资料管理情况纳入审计范围，对违反本制度的行为进行审计监督。（二）考核办法1.建立工程资料管理考核制度，对各部门、各参建单位的工程资料管理工作进行量化考核。2.考核内容包括资料的完整性、准确性、及时性、归档情况等。3.考核结