档案室医院管理制度汇编

PAGE档案室医院管理制度汇编一、总则（一）目的为加强医院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案室对全院档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集医院在各个方面形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护医院的安全和利益。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为医院各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责全院档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计和提供利用各类档案。3.对各科室档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.参与医院重大活动、重要项目文件材料的收集、整理和归档工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的安全和质量。（二）各科室职责1.建立健全本科室档案管理工作制度，指定专人负责档案工作。2.负责本科室各类文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统。3.按照医院档案管理规定，定期向档案室移交本科室应归档的文件材料。4.积极配合档案室做好档案的利用工作，提供所需的档案信息和资料。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能，保守档案机密。2.认真履行档案管理岗位职责，做好档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.负责档案库房的日常管理，确保档案实体安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。4.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，做好档案数据的录入、维护和备份工作。5.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.医院党、政、工、团等组织形成的文件材料，包括会议记录、决议、工作计划、总结、统计报表等。2.医院行政管理工作中形成的文件材料，如请示、报告、批复、规章制度、合同协议等。3.医疗业务工作中形成的文件材料，包括病历、医嘱单、检查检验报告、手术记录、护理记录等。4.教学工作中形成的文件材料，如教学计划、教案、讲稿、学生成绩册等。5.科研工作中形成的文件材料，包括科研项目申请书、研究报告、论文发表、科研成果鉴定等。6.基本建设项目中形成的文件材料，如项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。7.设备仪器购置与管理中形成的文件材料，如设备采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.医院外事活动中形成的文件材料，如出国考察报告、外事协议、接待外宾文件等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔书写。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.跨年度形成的文件材料，应放在文件内容针对的年度归档；跨科室形成的文件材料，应放在主办科室归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，同一保管期限的文件材料按机构（问题）分别组卷，卷内文件按重要程度或时间顺序排列，编页号，填写卷内目录、备考表，装订成册，编案卷号。2.医疗档案：按照病历档案管理规范进行整理，以每份病历为单位进行装订，编页码，填写病历首页、病程记录、检查检验报告等相关内容，形成完整的病历档案。3.教学档案：按照教学活动的不同阶段和类别进行分类整理，如教学计划、教学大纲、教案、学生成绩等分别组卷，编页号，填写卷内目录、备考表，装订成册，编案卷号。4.科研档案：按照科研项目的类别和阶段进行分类整理，包括项目申报、研究过程、成果鉴定等文件材料分别组卷，编页号，填写卷内目录、备考表，装订成册，编案卷号。5.基建档案：按照工程项目建设程序，分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别，分别组卷，编页号，填写卷内目录、备考表，装订成册，编案卷号。6.设备档案：按照设备购置、安装、调试、使用、维修、报废等阶段，将设备的相关文件材料整理成册，编页号，填写卷内目录、备考表，装订成册，编案卷号。四、档案归档与移交（一）归档期限1.文书档案：当年形成的文件材料，在次年上半年归档。2.医疗档案：患者出院后[X]个工作日内归档。3.教学档案：每学期结束后[X]个工作日内归档。4.科研档案：科研项目结题后[X]个工作日内归档。5.基建档案：工程项目竣工验收后[X]个工作日内归档。6.设备档案：设备到货验收合格后[X]个工作日内归档。（二）归档要求1.各科室应按照规定的归档期限，将整理好的档案移交档案室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认，各执一份。3.档案移交清单应包括档案的名称、数量、年度、保管期限等内容。（三）档案室接收1.档案室对各科室移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。2.对不符合要求的档案，应及时退回原科室，要求其补充或重新整理后再移交。3.档案室接收档案后，应及时进行登记，并按照档案分类方案进行上架排列，妥善保管。五、档案保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.库房面积应根据医院档案数量和发展规划合理确定，满足档案存放和管理的需要。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案安全。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放，确保档案存放整齐、有序。2.档案柜应坚固耐用，便于移动和通风，档案盒应采用无酸纸制作，规格统一。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。2.严格控制库房温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。3.建立库房温湿度记录制度，每天定时记录温湿度数据，发现异常及时采取措施调整。4.档案库房应设置专人管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。5.库房管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放位置正确。6.做好库房安全防范工作，下班前应关闭门窗、电源、水源等，确保库房安全。六、档案利用（一）利用范围1.医院内部各科室及员工因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要，经医院批准，可查阅、借阅医院相关档案。3.司法机关因办案需要，依法可查阅、借阅医院相关档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案室查阅档案，查阅时应在查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：档案利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在科室负责人签字同意，报档案室负责人审批后，方可借阅。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等，经所在科室负责人签字同意，报档案室负责人审批后，方可复制。复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制件与原件一致。（三）利用期限1.查阅档案一般应在档案室现场进行，如需带出档案室，应经档案室负责人批准，并在规定时间内归还。2.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制档案应在规定时间内完成，并将复制件及时归还档案室。（四）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.档案利用登记内容应包括利用日期时间、利用者姓名、单位、利用内容、利用方式、审批情况、归还日期等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合医院实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护医院历史真实面貌和长远利益出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务科室专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件逐页进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定其保存价值。2.综合分析法：结合医院的发展规划、业务需求、历史沿革等情况，综合分析档案的整体价值。（四）鉴定结果1.经过鉴定，对具有保存价值的档案，继续进行保管；对失去保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等内容。（五）销毁程序1.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核、医院分管领导批准后，方可实施销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员应在档案销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。八、档案统计与信息化管理（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计内容包括档案数量、种类、年度、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策