档案三合一制度审批请示

PAGE档案三合一制度审批请示尊敬的领导：您好！随着公司业务的不断拓展和档案管理工作的日益重要，为了进一步加强公司档案管理的规范化、科学化和系统化，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本档案三合一制度。现将该制度呈请审批，具体内容如下：一、总则（一）目的本制度旨在建立健全公司档案管理体系，规范档案管理流程，提高档案管理水平，保障公司档案的真实性、完整性和安全性，为公司各项工作的开展提供有力的支持和服务。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.分级负责原则各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并指定专人负责档案管理工作，接受公司综合管理部门的监督和检查。3.完整准确原则档案管理人员应确保档案的收集齐全、整理规范、编目准确，真实反映公司各项工作的历史面貌。4.安全保密原则加强档案安全防范措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司各部门和员工对档案的查阅和利用，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规范，并组织实施。2.负责公司档案管理工作的统筹规划和组织协调，指导各部门档案管理工作，监督检查档案管理制度的执行情况。3.负责接收、整理、保管公司各类档案，建立健全档案检索体系，编制档案目录和索引，方便档案的查阅和利用。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。7.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的沟通协调，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、编目等工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至公司综合管理部门集中保管，并办理交接手续。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，建立本部门档案查阅登记制度，严格控制档案的查阅范围和审批程序。4.配合公司综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案鉴定的依据和意见。5.负责对本部门兼职档案管理人员进行业务指导和培训，提高兼职档案管理人员的业务水平。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，保证档案的质量和完整性。3.做好档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查、清点和核对，确保档案的实体安全和信息安全。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，严格按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，及时催还到期借阅的档案。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理工作，确保档案信息系统的正常运行。6.协助做好档案的鉴定、销毁等工作，提供档案鉴定的相关资料和依据。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围公司档案的收集范围包括但不限于以下方面：1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项业务活动中形成的文件材料，如合同协议、招投标文件、项目方案、业务报表等。3.公司行政管理活动中形成的文件材料，如行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等。4.公司财务管理活动中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司人力资源管理活动中形成的文件材料，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。6.公司科技研发活动中形成的文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、实验数据等。7.公司对外宣传、文化建设活动中形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、企业文化活动记录等。8.其他与公司业务相关的重要文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止因意外情况导致文件丢失。3.收集的文件材料应保持原始记录，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.各部门应定期将收集的文件材料移交至公司综合管理部门，移交时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保分类科学、合理。3.对每份文件材料进行编号、编目，编制清晰、准确的档案目录和索引。4.整理后的档案应达到规范化、标准化的要求，便于长期保存和查阅。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将公司档案分为行政管理类、经营管理类、财务管理类、人力资源管理类、科技研发类、企业文化类等大类，各大类下再根据具体情况细分小类。例如，行政管理类可分为行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等小类；经营管理类可分为合同协议、招投标文件、项目方案、业务报表等小类。2.编号对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度+类别代码+顺序号”的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示项目管理类档案类别代码，“001”表示该类别档案的顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。同时，为便于档案的检索，还应编制档案索引，索引可按照档案编号、名称、关键词等进行编排。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。5.上架将整理好的档案上架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和利用。同时，应在档案架上标明档案类别和存放范围。四、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、灭火器等，以满足档案保管的需要。2.档案架、档案柜应坚固耐用，符合档案存放要求，便于档案的分类存放和查找。3.温湿度计、空调、除湿机等设备应定期进行检查和维护，确保档案库房的温湿度符合要求。一般情况下，档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（三）保管方式1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，同一类别的档案应集中存放在同一档案架或档案柜内。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储、复制备份等，确保档案的安全。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行跟踪和管理。4.定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，根据档案的历史价值、现实利用价值和保管期限等因素，对档案进行科学、合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，判断其是否具有保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案或相关档案进行分析比较，判断其在历史价值、现实利用价值等方面的差异，确定其保存价值。3.效益评估法从档案的利用效益角度出发，评估档案对公司各项工作的支持和服务作用，判断其是否具有保存价值。（四）保管期限划分根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素，将公司档案的保管期限划分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司设立、变更、注销等过程中形成的重要文件材料，公司年度财务决算报告，公司重大项目的立项、审批、验收文件等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如公司一般性业务合同协议，公司年度工作计划、工作总结，公司中层以上干部任免文件等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如公司一般性行政公文、会议纪要，公司临时性工作文件等。（五）销毁程序1.经过鉴定，确认为已失去保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司主管领导审批。3.公司主管领导批准后，由档案管理人员负责组织实施档案销毁工作。档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并确保销毁彻底。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清单上签字确认。档案销毁后，档案销毁清单应作为档案管理工作的重要资料进行保存。六、档案的利用（一）利用原则档案利用工作应遵循合法、合理、安全、有效的原则，在确保档案安全保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作的开展提供支持和服务。（二）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应严格按照规定程序办理手续，不得擅自扩大查阅、借阅范围。（三）利用方式1.查阅公司员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据查阅申请表提供的信息，及时查找并提供相应的档案供查阅人员查阅。查阅人员应在档案查阅登记薄上签字登记，查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。2.借阅公司员工因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司综合管理部门负责人审批。档案管理人员应根据审批意见，办理档案借阅手续，并将档案交付借阅人员。借阅人员应在档案借阅登记薄上签字登记，借阅期限一般不得超过[具体期限]，到期应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。（四）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经公司授权，不得查阅、借阅和传播。2.查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、伪造、抽取、撤换、损坏档案内容或在档案上做标记。3.档案查阅、借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。如因保管不善导致档案丢失、损坏的，应承担相应责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司信息化建设提供有力支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有档案进行全面数字化处理，包括档案的扫描、图像处理、数据录入等工作，建立电子档案数据库。2.档案信息化管理系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用、统计等功能，提高档案管理工作的自动化和智能化水平。3.网络安全保障建立健全档案信息化管理系统的网络安全保障体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等技术手段，确保档案信息的安全保密。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程档案整理：对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的规范性和完整性。扫描录入：使用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，将扫描图像转换为电子文件，并进行图像处理和数据录入，建立电子档案数据库。质量审核：对扫描录入后的电子档案进行质量审核，确保电子档案的图像清晰、数据准确、格式规范。存储备份：将审核通过的电子档案存储到档案信息化管理系统中，并进行定期备份，防止数据丢失。2.档案信息化管理系统操作流程档案收集：各部门通过档案信息化管理系统在线提交档案收集清单，档案管理人员审核后进行接收。档案整理：档案管理人员在系统中对接收的档案进行