典当行档案制度管理

PAGE典当行档案制度管理一、总则（一）目的为加强典当行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在典当业务及经营管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本典当行实际情况，制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本典当行各部门及全体员工在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指典当行在业务经营、行政管理、财务核算等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：典当行档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案应如实反映典当行各项业务活动和管理过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、查阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本典当行档案管理制度。2.负责典当行各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织开展档案业务培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。5.负责档案的查阅、借阅、复制等服务工作，严格按照规定办理相关手续，确保档案的安全和保密。6.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门在业务活动中形成的各类档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交综合管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和保管工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和整理工作，保证档案质量。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理制度，履行岗位职责。2.负责档案的具体收集、整理、分类、编号、装订、保管等工作，确保档案整理规范、排列有序、安全保管。3.积极开展档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理的信息化水平。4.做好档案的查阅、借阅、登记等服务工作，对查阅、借阅情况进行跟踪和记录，及时催还档案。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案账实相符。6.参与档案的鉴定和销毁工作，提出合理的鉴定意见和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业务档案：包括典当业务的当票、续当凭证、赎当凭证、质押合同、抵押合同、评估报告、鉴定证书、客户资料等。2.行政管理档案：包括各类公文、会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案、财务档案、审计档案、法务档案等。3.财务核算档案：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。4.市场营销档案：包括市场调研报告、营销活动策划方案、客户信息、广告宣传资料等。5.其他档案：典当行在经营活动中形成的具有保存价值的其他各类档案，如荣誉证书、资质证书、合同协议、招投标文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在业务活动中产生的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或擅自销毁。3.对收集的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件材料，按照分类标准进行归类，并编制档案目录。（三）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为业务档案、行政管理档案、财务核算档案、市场营销档案等大类，再根据具体情况进行二级、三级分类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于检索和查阅。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。具体保管期限根据国家有关规定和典当行实际情况确定。1.永久保管的档案：涉及典当行重大权益、重要业务活动、具有长远历史价值和法律凭证作用的档案，如公司章程、营业执照、税务登记证、重要合同协议、财务审计报告等。2.长期保管的档案：在一定时期内对典当行经营管理具有重要参考价值，但保管期限相对较短的档案，如业务档案中的大额典当业务档案、行政管理档案中的重要会议纪要、人事档案中的重要任免文件等。3.短期保管的档案：在较短时间内对典当行工作有一定参考价值，但保管期限较短的档案，如一般业务档案、日常行政文件等。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照档案分类进行存储，建立电子档案目录，便于检索和利用。3.声像档案：应按照载体类型分别存放，如照片、录音带、录像带等。声像档案应注明拍摄或录制时间、地点、内容等信息，并进行编目。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境安全可靠。检查内容包括库房设施设备的运行情况、档案的保管状况等。3.严禁在档案库房内吸烟、使用明火、存放易燃易爆物品等。档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管期限、密级等信息，确保档案账实相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取措施处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅：典当行员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.外部查阅：因司法机关、行政机关等依法需要查阅档案的，应出具相关证明文件，并填写《档案查阅申请表》，经典当行负责人签字同意后，由综合管理部门安排专人陪同查阅。查阅过程中，查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。3.查阅档案应在综合管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。如需摘抄、复制档案内容的，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.内部借阅：典当行员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应重新办理借阅手续。2.外部借阅：因特殊情况需要将档案借给外部单位或个人的，应经典当行负责人批准，并签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅期满后应及时归还档案。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。如发现档案丢失或损坏的，应及时报告综合管理部门，并承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.对保管期满的档案，应根据国家有关规定和典当行实际情况，从档案的历史价值、现实利用价值、业务需要等方面进行全面评估，确定档案的存毁。2.对仍有保存价值但已无继续保存必要的档案，如重复文件、已过时效的文件等，可以进行清理和剔除，但应做好记录。3.对涉及典当行重大权益、重要业务活动、具有长远历史价值和法律凭证作用的档案，如公司章程、营业执照、税务登记证、重要合同协议、财务审计报告等，应永久保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，提出档案的存毁意见，并填写《档案销毁申请表》，报典当行负责人审批。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程中应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.《档案销毁清单》应作为档案管理工作的重要资料，与档案鉴定、销毁工作记录一起永久保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的典当行档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编号、存储、检索、查阅、借阅、统计等功能的自动化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等信息。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、保管期限、密级等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，实现对档案借阅的全程跟踪和管理。4.档案统计分析：对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息安全。（三）数据备份与安全1.定期对