刑警大队档案管理制度

PAGE刑警大队档案管理制度一、总则（一）目的为加强刑警大队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在刑侦工作中的作用，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于刑警大队各部门及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：刑警大队档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映刑侦工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案安全，防止档案泄露、损毁和丢失，严格遵守保密规定。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、调阅和使用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门刑警大队设立专门的档案管理办公室，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案安全。4.为档案利用者提供服务，办理档案查阅、借阅等手续。5.参与档案信息化建设，推进档案数字化管理。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案管理工作，提供必要的支持和协助。3.教育本部门工作人员遵守档案管理制度，爱护档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.刑事案件侦查过程中形成的各类文件材料，包括立案报告、现场勘查记录、调查询问笔录、鉴定报告、案件讨论记录等。2.犯罪嫌疑人的相关资料，如户籍信息、前科记录、审讯笔录等。3.与案件相关的物证、书证、视听资料等。4.刑侦工作中的各类统计报表、工作总结、会议纪要等。5.其他与刑侦工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的真实性和可读性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序进行排列，同一案件的材料应集中在一起。2.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.根据档案的性质和内容进行分类，分类应科学合理、便于管理和利用。四、档案分类与编号（一）分类方案1.刑事案件档案：按照案件性质、犯罪类型等进行分类，如杀人案件、盗窃案件、毒品案件等。2.人员档案：包括犯罪嫌疑人档案、刑侦工作人员档案等。3.物证档案：对各类物证进行分类管理，如凶器档案、毒品档案、痕迹档案等。4.文书档案：涵盖刑侦工作中的各类文件、报告、通知等。5.声像档案：包括照片、录音、录像等资料。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别顺序号”的结构。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份。3.类别：用大写字母表示档案分类的类别，如“X”表示刑事案件档案，“R”表示人员档案等。4.顺序号：按照档案整理顺序依次编写，位数根据实际情况确定。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年年底前将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.归档的档案应编制归档目录，一式两份，一份随档案保存，一份交档案管理部门留存。（二）保管期限1.刑事案件档案：根据案件的性质和重要程度确定保管期限，一般分为永久、长期（30年）、短期（10年）。2.人员档案：犯罪嫌疑人档案一般保管期限为长期，刑侦工作人员档案根据实际情况确定保管期限。3.物证档案：根据物证的性质和保存价值确定保管期限。4.文书档案、声像档案：根据其重要性和时效性确定保管期限。（三）保管方式1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.刑侦工作人员因工作需要查阅档案。2.司法机关、其他相关部门因办案需要查阅档案。3.经批准的其他单位或个人因特殊原因查阅档案。（二）借阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据审核情况，确定是否提供查阅，并告知查阅人查阅地点和注意事项。4.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人不得擅自将档案带出指定地点。5.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和分管领导签字同意后，方可借阅。6.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。7.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案，按时归还档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、刑侦业务骨干等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限；对确无保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁程序1.档案销毁意见经分管领导批准后，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。3.监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立刑警大队档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接和存储，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行分类、编号、著录等，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（三）信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和修改。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：办理档案借阅手续，记录借阅情况。4.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，为刑侦工作提供决策支持。5.安全管理功能：设置用户权限，保障档案信息安全。（四）数