公司车辆油料管理制度车辆油料管理使用规定

公司车辆油料管理制度车辆油料管理使用规定一、总则（一）目的为加强公司车辆油料管理，规范油料使用行为，降低车辆运行成本，提高油料使用效率，确保公司车辆安全、高效运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有配备车辆的部门及驾驶人员，涵盖公司自有车辆、租赁车辆等各类用于公司业务活动的车辆。（三）管理原则1.节约原则：倡导节约用油，杜绝浪费现象，鼓励采用合理的驾驶方式和车辆维护措施，降低油料消耗。2.规范原则：严格规范油料的采购、发放、使用和核算等环节，确保各项操作有章可循、规范有序。3.监督原则：建立健全油料管理监督机制，加强对油料使用情况的检查和审计，防止违规行为的发生。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定和完善公司车辆油料管理制度，并监督制度的执行情况。2.统一管理公司车辆的油料采购工作，选择合适的供应商，签订采购合同。3.建立车辆油料管理台账，记录车辆的加油时间、加油量、行驶里程等信息。4.定期对车辆的油料使用情况进行统计分析，为公司的成本控制和车辆管理提供决策依据。（二）财务部门1.负责审核油料采购费用的报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。2.对车辆油料费用进行单独核算，定期编制油料费用报表，反映车辆的油料消耗成本。3.协助行政部门对车辆油料管理情况进行审计和监督，防范财务风险。（三）车辆使用部门1.负责本部门车辆的日常管理和维护，确保车辆处于良好的运行状态。2.合理安排车辆的使用任务，优化行车路线，减少不必要的行驶里程。3.督促本部门驾驶人员遵守公司车辆油料管理制度，规范用油行为。（四）驾驶人员1.严格遵守公司车辆油料管理制度，按照规定的流程进行加油操作。2.正确使用车辆，采用合理的驾驶方式，降低油料消耗。3.及时、准确地记录车辆的加油情况和行驶里程，并向车辆使用部门和行政部门报告。三、油料采购管理（一）采购计划制定1.行政部门应根据公司车辆的数量、使用频率、油耗标准等因素，结合车辆的运行情况和实际需求，制定年度、季度和月度油料采购计划。2.采购计划应包括油料的品种、规格、数量、采购时间等内容，并经公司领导审批后执行。（二）供应商选择1.行政部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择具有良好信誉、质量可靠、价格合理的油料供应商。2.在选择供应商时，应考察供应商的资质、经营状况、供应能力、服务水平等方面的情况，并要求供应商提供相关的证明材料。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括油料的品种、规格、数量、价格、交货方式、交货时间、质量标准、结算方式等内容。（三）采购流程1.行政部门根据采购计划，向供应商发出采购订单，并明确采购的具体要求。2.供应商按照采购订单的要求，按时、按量、按质将油料送达公司指定的地点。3.公司仓库管理人员对送达的油料进行验收，检查油料的品种、规格、数量、质量等是否符合要求，并填写验收单。4.验收合格的油料办理入库手续，仓库管理人员应建立油料库存台账，记录油料的入库、出库和库存情况。（四）采购价格控制1.行政部门应定期对市场上的油料价格进行调研，了解油料价格的波动情况，及时与供应商协商调整采购价格。2.在采购过程中，应充分发挥批量采购的优势，争取更优惠的采购价格。3.财务部门应加强对油料采购费用的审核，对采购价格明显高于市场价格的情况进行调查和处理。四、油料发放管理（一）加油卡管理1.公司统一为车辆办理加油卡，加油卡由行政部门负责管理和发放。2.每辆车辆对应一张加油卡，加油卡应设置密码，密码由驾驶人员妥善保管，不得泄露。3.行政部门应建立加油卡管理台账，记录加油卡的发放、使用、充值、挂失等情况。4.驾驶人员应妥善保管加油卡，如有丢失或损坏，应及时向行政部门报告，并办理挂失和补办手续。（二）加油流程1.驾驶人员在需要加油时，应先填写《车辆加油申请表》，注明车辆编号、加油时间、预计加油量、加油地点等信息，并经车辆使用部门负责人审批同意。2.驾驶人员持加油卡和《车辆加油申请表》到指定的加油站加油，加油时应向加油站工作人员出示加油卡和《车辆加油申请表》，并在加油小票上签字确认。3.加油站工作人员应按照《车辆加油申请表》上注明的加油量进行加油，不得超量加油。4.加油完成后，驾驶人员应及时将加油小票交回车辆使用部门，车辆使用部门应在每月底将加油小票汇总后交行政部门进行审核。（三）临时加油管理1.如遇加油卡故障、加油站无法使用加油卡等特殊情况，驾驶人员需要进行临时加油时，应先向车辆使用部门负责人报告，并经同意后进行加油。2.临时加油应取得正规的加油发票，并在发票上注明车辆编号、加油时间、加油量、加油地点等信息。3.驾驶人员应在事后及时填写《车辆临时加油申请表》，并附加油发票，经车辆使用部门负责人和行政部门负责人审批后，到财务部门报销。五、油料使用管理（一）油耗标准制定1.行政部门应根据车辆的类型、型号、使用年限、行驶路况等因素，结合车辆的使用说明书和实际运行情况，制定公司车辆的油耗标准。2.油耗标准应定期进行调整和完善，以确保其合理性和科学性。（二）油耗控制措施1.驾驶人员应严格遵守交通规则，采用合理的驾驶方式，如平稳起步、匀速行驶、避免急刹车等，降低油料消耗。2.车辆使用部门应合理安排车辆的使用任务，优化行车路线，减少不必要的行驶里程。3.定期对车辆进行保养和维护，确保车辆的发动机、轮胎、刹车等部件处于良好的运行状态，降低车辆的能耗。（三）油耗统计与分析1.驾驶人员应每天记录车辆的行驶里程和加油情况，并填写《车辆行驶里程及加油记录表》。2.车辆使用部门应在每月底对本部门车辆的油耗情况进行统计和分析，计算每辆车的实际油耗，并与油耗标准进行对比。3.行政部门应定期对公司所有车辆的油耗情况进行汇总和分析，形成油耗统计报表，报送公司领导和相关部门。4.对油耗超过标准的车辆，应进行原因分析，并采取相应的措施进行整改。六、监督与考核（一）监督机制1.行政部门应定期对车辆的油料使用情况进行检查，包括加油记录、行驶里程记录、油耗统计等，确保油料使用的真实性和合规性。2.财务部门应加强对油料费用报销的审核，对不符合规定的报销凭证不予报销。3.公司内部审计部门应定期对车辆油料管理情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。（二）考核指标1.油耗指标：以车辆的实际油耗与油耗标准的对比情况作为考核指标，考核车辆的油料使用效率。2.合规指标：以驾驶人员是否遵守公司车辆油料管理制度为考核指标，考核驾驶人员的合规意识。（三）考核办法1.每月对车辆的油耗情况进行考核，对油耗低于标准的车辆和驾驶人员给予奖励，对油耗高于标准的车辆和驾驶人员进行批评教育，并责令其限期整改。2.每季度对车辆使用部门的油料管理情况进行考核，对油料管理工作成绩突出的部门给予表彰和奖励，对油料管理工作不力的部门进行通报批评。3.对违反公司车辆油料管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、停职等。七、应急处理（一）油料短缺应急措施1.当出现油料短缺情况时，行政部门应及时与供应商联系，协调增加油料供应，确保公司车辆的正常运行。2.如供应商无法及时供应油料，行政部门应根据车辆的使用紧急程度，合理调配油料资源，优先保障重要业务车辆的用油需求。（二）加油卡故障应急措施1.当加油卡出现故障时，驾驶人员应及时向行政部门报告，行政部门应安排人员尽快对加油卡进行维修或更换。2.在加油卡维修或更换期间，驾驶人员可按照临时加油管理的规定进行加油。（三）其他突发事件应急措施1.如遇自然灾害、交通事故等突发事件，导致车辆无法正常加油或油料损失，驾驶人员应及时向车辆使用部门和行政部门报告，并采取相应的应急措施，如保护现场、抢救伤员、防止油料泄漏等。2.行政部门应根据突发事件的