费用审批财务制度及流程

PAGE费用审批财务制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用审批流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括总部及各分支机构、子公司等。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.合理性原则：费用支出应与公司业务实际需求相符，具有必要性和合理性。3.审批流程规范原则：严格按照规定的审批流程进行费用审批，确保审批环节严谨、有序。4.预算控制原则：各项费用支出应纳入公司预算管理，不得超预算支出（特殊情况需按规定程序调整预算）。5.权责明确原则：明确各部门及各级审批人员在费用审批过程中的职责和权限。二、费用分类及定义（一）差旅费员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。（二）业务招待费公司为开展业务经营活动而发生的宴请、礼品、娱乐等费用支出。（三）办公费用于日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材、办公设备维修保养等费用。（四）通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费、固定电话通讯费等。（五）差旅费员工因参加培训、会议、学习交流等活动发生的交通、住宿、餐饮等费用。（六）福利费用于员工福利方面的支出，如节日福利、生日福利、员工体检等费用。（七）车辆费用公司车辆的燃油费、保险费、保养费、维修费用等。（八）其他费用不属于以上分类的其他与公司经营活动相关的费用支出。三、费用审批流程（一）费用申请1.员工根据实际工作需要，填写《费用申请表》，详细注明费用类别、用途、金额、预计发生时间等信息。2.如有相关业务合同、协议、发票等附件，应一并附上，作为费用申请的支持材料。3.费用申请应按照公司预算管理要求，在相应预算额度内进行申请（特殊情况需按规定程序调整预算）。（二）部门初审1.费用申请提交至所在部门负责人。2.部门负责人对费用申请的真实性、合理性、必要性进行审核，重点审核费用是否与部门业务相关，是否符合公司规定和预算安排。3.如审核通过，部门负责人在《费用申请表》上签署意见并签字确认；如审核不通过，应注明原因并退回申请人。（三）财务审核1.经部门初审通过的费用申请，流转至财务部门。2.财务人员对费用申请进行财务审核，主要审核费用的合规性、票据的真实性、金额的准确性等。3.审核费用是否符合公司财务制度及相关法律法规要求，是否有相应的预算指标，发票等票据是否规范有效。4.如财务审核通过，财务人员在《费用申请表》上签署意见；如审核不通过，应明确指出问题并退回申请人重新调整或补充材料。（四）各级审批1.根据费用金额大小，按照以下审批权限进行审批：费用金额在[X]元以下的，由部门负责人审批后即可报销。费用金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，由分管领导审批。费用金额在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.各级审批人员应认真履行审批职责，对费用申请进行全面审查，确保费用支出合理、合规。（五）报销支付1.经各级审批通过的费用申请，申请人持《费用申请表》及相关报销凭证到财务部门办理报销手续。2.财务人员对报销凭证进行再次审核，无误后按照公司财务支付流程进行款项支付。3.如采用银行转账方式支付，应确保收款信息准确无误；如采用现金支付，应严格按照现金管理规定执行。四、差旅费审批规定（一）出差审批1.员工出差前应填写《出差审批表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、人数等信息。2.按照出差审批权限进行审批：一般员工出差，由部门负责人审批。部门负责人出差，由分管领导审批。分管领导出差，由总经理审批。3.未经批准擅自出差的，差旅费不予报销。（二）费用标准1.城市间交通费：根据公司规定的交通工具等级标准乘坐相应交通工具，凭有效票据报销。2.住宿费：按照不同地区、不同级别设定相应的住宿标准，在标准范围内凭发票报销。3.伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。4.市内交通费：根据实际出差情况，按规定标准报销市内交通费用。（三）特殊情况处理1.因特殊业务需要，需乘坐飞机头等舱、火车软卧等交通工具的，应提前经总经理批准。2.实际发生的住宿费超过标准的，需说明原因并经分管领导批准后，方可按实际发生额报销超出部分。五、业务招待费审批规定（一）招待申请1.因业务需要进行招待活动的，应提前填写《业务招待费申请表》，详细注明招待对象、事由、预计金额、时间等信息。2.如有相关业务往来函件、活动策划方案等支持材料，应一并附上。（二）审批流程1.按照业务招待费审批权限进行审批：招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批。招待费用在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，由分管领导审批。招待费用在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.招待活动应严格控制规模和标准，不得铺张浪费。（三）报销要求1.报销业务招待费时，应提供正规发票、消费清单、招待审批表等作为报销凭证。2.发票内容应与招待事项相符，不得虚开发票。六、办公费审批规定（一）采购申请1.各部门根据办公需要，填写《办公费采购申请表》，注明采购物品名称、规格、数量、预计金额等信息。2.如有采购预算指标，应在预算范围内申请采购。（二）审批流程1.按照办公费审批权限进行审批：采购金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。采购金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，由分管领导审批。采购金额在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.对于批量采购或金额较大的办公设备采购，应按照公司固定资产采购流程进行审批。（三）报销要求1.报销办公费时，应提供正规发票、采购清单、入库验收单等作为报销凭证。2.采购物品应符合公司办公需求，不得用于非办公用途。七、通讯费审批规定（一）通讯费补贴标准公司根据员工岗位性质和工作需要，制定相应的通讯费补贴标准。（二）申请与审批1.员工填写《通讯费补贴申请表》，注明手机号码、补贴标准等信息。2.部门负责人审核后，报财务部门备案。3.财务部门按照补贴标准按月发放通讯费补贴。（三）报销要求如员工实际发生的通讯费用超过补贴标准，需提供正规发票，经部门负责人审核后，报财务部门按照相关规定报销超出部分。八、培训、会议费审批规定（一）培训、会议申请1.组织培训、会议的部门应提前填写《培训、会议申请表》，详细注明培训、会议主题、时间、地点、参加人员、预计费用等信息。2.如有培训、会议方案、邀请函等支持材料，应一并附上。（二）审批流程1.按照培训、会议费用审批权限进行审批：培训、会议费用在[X]元以下的，由部门负责人审批。培训、会议费用在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，由分管领导审批。培训、会议费用在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.培训、会议应严格控制规模和费用，确保培训、会议效果。（三）报销要求1.报销培训、会议费时，应提供正规发票、培训、会议签到表、费用明细清单等作为报销凭证。2.费用支出应与培训、会议实际内容相符，不得虚报冒领。九、福利费审批规定（一）福利项目申请1.涉及福利费支出的项目，如节日福利、生日福利、员工体检等，相关部门应提前制定方案，填写《福利费申请表》，注明福利项目内容、预计费用、受益人员范围等信息。2.如有福利项目预算指标，应在预算范围内申请。（二）审批流程1.按照福利费审批权限进行审批：在[X]元以下的福利项目，由部门负责人审批。在[X]元至[X]元之间的福利项目，经部门负责人审核后，由分管领导审批。在[X]元以上的福利项目，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.福利项目应体现公司对员工的关怀，确保公平、公正、公开。（三）报销要求1.报销福利费时，应提供正规发票、福利发放清单、受益人员签字确认等作为报销凭证。2.福利费用应专款专用，不得挪作他用。十、车辆费用审批规定（一）车辆费用申请1.车辆使用部门或司机填写《车辆费用申请表》，注明费用类别（燃油费、保险费、保养费、维修费用等）、金额、事由等信息。2.如有车辆维修保养记录、保险单据等支持材料，应一并附上。（二）审批流程1.按照车辆费用审批权限进行审批：车辆费用在[X]元以下的，由部门负责人审批。车辆费用在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，由分管领导审批。车辆费用在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.车辆费用应严格按照公司车辆管理制度执行，确保车辆使用安全、经济、合理。（三）报销要求1.报销车辆费用时，应提供正规发票、费用明细清单等作为报销凭证。2.维修保养费用应符合车辆实际状况，不得虚报维修项目和费用。十一、其他费用审批规定（一）其他费用申请1.对于不属于以上分类的其他费用支出，申请人应填写《其他费用申请表》，详细说明费用事由、金额、预计发生时间等信息。2.如有相关证明材料，应一并附上。（二）审批流程1.按照其他费用审批权限进行审批：费用金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。费用金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，由分管领导审批。费用金额在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.其他费用的审批应根据费用性质和实际情况，严格把关。（三）报销要求1.报销其他费用时，应提供正规发票、费用说明等作为报销凭证。2.费用支出应真实、合理、合规。十二、审批时间要求（一）常规费用审批一般情况下，各级审批人员应在收到费用申请后的[X]个工作日内完成审批。（二）紧急费用审批对于紧急情况下的费用申请，审批人员应在[X]小时内给予答复（特殊情况除外），确保费用及时支付，不影响业务开展。十三、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对费用审批流程及费用支出情况进行审计监督，