规划局档案室制度

PAGE规划局档案室制度一、总则（一）目的为加强规划局档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于规划局机关各科室、下属事业单位及相关工作人员在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则规划局档案室对全局各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映规划局各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集、整理规划局在履行职能过程中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善规划局档案管理制度。2.负责全局各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各科室、下属事业单位的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.定期对档案进行安全检查，确保档案实体和信息安全。（二）各科室、下属事业单位职责1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本科室、本单位档案管理的日常工作，配合档案室做好档案管理相关工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本科室、本单位档案的完整、准确和安全。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律，保守档案机密。2.认真学习档案业务知识，不断提高业务水平，熟练掌握档案管理技能。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、有序。4.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。5.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时做好档案利用登记工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.规划局在履行职能过程中形成的各类文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于规划编制、审批、管理、监督检查等工作中产生的文件材料。2.上级机关下发的与规划局工作相关的文件、指示及各类政策性文件。3.规划局召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等材料。4.规划局与其他单位签订的合同、协议、项目文件等材料。5.规划局工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作总结、调研报告、业务成果等。6.反映规划局历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下属事业单位应及时将工作中形成并办理完毕的文件材料收集齐全，整理分类，定期移交档案室。2.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于重要文件材料，应同时收集其电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制案卷目录、卷内文件目录，装订成册。2.科技档案整理按照项目、阶段进行分类，建立项目档案卷，编制项目档案目录、卷内文件目录，对图纸等特殊载体档案进行单独整理和编号。3.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，编制会计档案目录，装订成册。4.声像档案整理按照载体形式、时间顺序等进行分类，编制声像档案目录，标注相关内容信息，对声像资料进行数字化处理。四、档案归档与保管（一）归档期限1.文书档案各科室、下属事业单位应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交档案室。2.科技档案项目完成后，项目负责人应在三个月内将项目档案整理归档，并移交档案室。3.会计档案会计年度终了后，由财务部门按照国家有关规定整理立卷，保管一年期满后移交档案室。（二）归档程序1.各科室、下属事业单位兼职档案员对本科室、本单位整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、年度、保管期限等信息，一式两份，双方签字确认。3.档案室对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回原科室、下属事业单位重新整理。4.审核无误后，将档案上架保管，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）保管期限1.永久保管凡是反映规划局主要职能活动和历史面貌的，对规划局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。（1）保管期限为30年的档案主要是在一定时期内具有查考利用价值的档案，如规划编制过程中的阶段性成果文件、一般性业务文件等。（2）保管期限为10年的档案在较短时期内具有查考利用价值的档案，如一般性会议文件、临时性工作文件等。（四）保管要求1.档案室应具备符合档案保管要求的库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。档案架应坚固耐用，符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。3.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、专柜存放等。同时，定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、完整。4.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。5.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，并定期进行检查维护，确保设施设备正常运行。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务骨干及相关科室负责人组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定原则1.以国家有关法律法规和规划局档案管理制度为依据，结合档案的历史价值、现实利用价值等因素进行综合鉴定。2.坚持全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确、客观。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的保存价值，确定其保管期限是否到期。2.对保管期限已满但仍具有重要查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、年度、保管期限等信息。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对档案销毁清单进行审核，报规划局分管领导批准。2.经批准后实施销毁，销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。六,档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅规划局档案的，须经规划局分管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人提供查阅服务，并做好查阅登记工作。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印、摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意，并按规定办理相关手续。（三）借阅范围1.需要将档案带出档案室进行较长时间查阅或研究的，可办理借阅手续。2.借阅档案须经规划局分管领导批准。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，填写档案借阅登记簿，注明档案名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，双方签字确认。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案内容。如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人归还档案时，档案室工作人员应认真核对档案数量和内容，确认无误后办理归还手续。七、档案统计与移交（一）统计内容1.档案的收进、移出、保管数量统计。2.档案的查阅、借阅情况统计。3.档案鉴定与销毁情况统计。（二）统计要求1.档案室应建立档案统计台账，及时、准确地记录档案管理各项数据。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表，向上级主管部门和规划局领导汇报档案管理工