上海街道档案管理制度

PAGE上海街道档案管理制度一、总则（一）目的为加强上海街道档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在街道各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于上海街道办事处各部门、各社区以及所属企事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成和管理应遵循真实性、完整性原则，如实反映街道各项工作的历史过程和实际情况。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为街道各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构街道设立档案管理办公室，作为街道档案管理的专门机构，负责统筹协调街道档案管理工作。档案管理办公室设在街道办事处综合办公室内，配备专职档案管理人员。（二）职责分工1.档案管理办公室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本街道档案管理制度并组织实施。负责接收、收集、整理、保管和统计街道各类档案，确保档案的安全和完整。建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁到期档案。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。对各部门、各社区及所属企事业单位的档案管理工作进行监督、指导和检查。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。2.档案管理人员职责负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。严格遵守档案管理规章制度，确保档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时归还档案。参与档案信息化建设，录入档案信息，维护档案数据库。协助档案管理办公室开展档案鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类包括街道党组织建设、党员管理、宣传工作、统战工作、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政工作类涵盖街道办事处的行政管理、人事管理、财务管理、审计工作、政务公开等文件材料。3.社区建设类涉及社区规划、社区服务、社区文化、社区环境、社区治安等方面的档案。4.社会保障类包含就业创业、社会保障、社会救助、医疗卫生、计划生育等工作形成的档案。5.经济发展类有关街道经济规划、招商引资、企业服务、统计工作等方面的文件资料。6.其他类街道在开展各类专项工作、重大活动、突发事件处理等过程中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各社区及所属企事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时收集齐全。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对收集到的档案应进行初步整理，按照分类标准进行分类，剔除无关材料。（三）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档工作。2.重大活动、专项工作结束后，相关部门应在一个月内将形成的档案整理归档。（四）归档程序1.档案形成部门或个人对收集到的档案进行分类整理，编制档案目录清单。2.将整理好的档案及目录清单一并移交档案管理办公室。3.档案管理办公室对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和分类合理性，符合要求的予以接收归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构（问题）保管期限分类法。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）：根据文件的形成部门或问题性质进行分类。保管期限：根据档案的保存价值确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具体分类如下：党群工作类党组织建设党员管理宣传工作统战工作群团工作行政工作类行政管理人事管理财务管理审计工作政务公开社区建设类社区规划社区服务社区文化社区环境治理社区治安维护社会保障类就业创业服务社会保障业务社会救助工作医疗卫生管理计划生育工作经济发展类经济规划与政策招商引资项目企业服务与管理统计数据与分析其他类专项工作档案重大活动档案突发事件处理档案（三）整理要求1.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.按照分类标准对档案进行排列，同一类别的档案按照时间顺序排列。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等项目，确保目录清晰准确。4.对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件材料进行复制。5.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，采用统一规格的档案盒、档案袋进行装订和存放。五、档案的保管（一）保管场所档案管理办公室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等必要的设施。（二）保管要求1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。5.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。（三）档案的安全保护1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.安装必要的安全监控设备，对档案库房进行实时监控。3.对档案的查阅、借阅、归还等环节进行严格登记，确保档案的流向可追溯。4.制定档案应急预案，定期组织演练，应对可能发生的自然灾害、突发事件等，确保档案的安全。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，在确保档案安全的前提下，为街道各项工作提供有效服务。（二）利用范围1.街道内部各部门在工作中需要查阅档案资料，以了解工作历史、借鉴经验、解决问题等。2.社区居民因办理相关事务，需要查阅涉及个人权益的档案信息。3.上级部门、其他单位因工作需要，按照规定程序查阅本街道档案。（三）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理办公室。2.档案管理办公室对申请表进行审核，符合规定的予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经档案管理办公室负责人签字批准后，办理借阅手续。4.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.查阅、借阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理办公室负责人批准，并按照规定进行登记。（四）利用登记档案管理办公室应建立档案利用登记台账，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、借阅期限、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组由档案管理办公室负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案进行鉴定，根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.对涉及街道重大决策、重要事件、核心业务等具有长远历史价值和现实意义的档案，应适当延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核通过后，予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理办公室定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将档案清单提交鉴定工作小组，鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等内容。4.《档案销毁清册》经街道办事处负责人批准后，方可实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应进行彻底删除，并在存储介质上进行多次覆盖，确保数据销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现街道档案管理的信息化，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索、高效利用和远程共享。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像，建立档案数字化副本，并进行数据挂接，实现档案信息的数字化存储。2.档案数据库建设建立涵盖档案基本信息、目录信息、全文信息等内容的档案数据库，通过数据库管理系统对档案进行分类、检索、统计等操作。3.档案管理软件应用选用适合街道档案管理工作的软件系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。4.信息安全保障加强档案信息化系统的安全防护，采取身份认证、数据加密、访问控制等技术手段，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案数字化工作应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。2.档案数据库应定期进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。3.档案管理软件应根据工作需要进行功能优化和升级，提高工作效率。4.加强对档案信息化系统的安全管理，制定安全管理制度，定期进行安全检查和漏洞修复。九、监督与检查（一）监督检查主体街道纪工委负责对档案管理工作进行监督检查，档案管理办公室负责对各部门、各社区及所属企事业单位的档案管理工作进行日常指导和检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。2.档案管理机构的设置和人员配备情况。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.定期检查档案管理办公室每年组织一次对各部门、各社区及所属企事业单位档案管理工作的全