档案员岗位责任制度图

PAGE档案员岗位责任制度图一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案员岗位责任制度图。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的职责与行为规范。（三）相关法律法规及行业标准遵循本制度严格遵循国家有关档案管理的法律法规，如《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等，同时参照行业通行的档案管理标准和规范，确保公司档案管理工作合法合规、科学有序。二、档案员岗位职责（一）档案收集1.负责制定档案收集计划，明确各部门档案收集范围、时间节点和要求。2.定期督促各部门及时整理、移交应归档的文件材料，包括纸质文件、电子文件等。3.主动收集公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件资料，确保档案收集的完整性。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目。2.对纸质档案进行装订、编页、装盒等整理工作，确保档案整齐、规范。3.对电子档案进行分类存储、命名规范，建立清晰的电子档案目录体系，便于检索和利用。（三）档案保管1.负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求，温度、湿度适宜，防火、防潮、防虫、防盗等设施完好。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案数量准确、状态良好，对破损、褪色等档案及时进行修复和处理。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（四）档案利用1.制定档案查阅、借阅制度，明确查阅、借阅流程和权限。2.负责接待档案查阅、借阅人员，按照规定提供档案服务，做好查阅、借阅登记工作。3.根据工作需要，对档案进行整理、编研，为公司决策、业务开展等提供档案信息支持。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，提出存毁意见。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，确保销毁过程合规、记录完整。三、档案管理流程（一）档案形成与收集1.公司各部门在业务活动中形成的文件材料，由承办人员负责及时整理，在规定时间内移交至档案员。2.档案员对接收的文件材料进行初步审核，检查文件的完整性、准确性和规范性，不符合要求的及时退回相关部门补充完善。（二）档案整理与分类1.档案员按照公司档案分类方案，对收集到的档案进行分类，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.对每类档案进行编号，采用统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。3.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便档案的查找和利用。（三）档案保管与存储1.将整理好的档案按照类别和编号顺序，存放在档案库房的相应位置。2.对于电子档案，存储在专用的存储设备上，并进行备份，确保数据安全。3.定期对档案库房进行检查，做好库房清洁、温湿度记录等工作，发现问题及时处理。（四）档案利用与服务1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案，需填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案员处办理手续。2.档案员根据审批后的申请表，提供相应的档案，并做好查阅、借阅登记，记录查阅、借阅时间、人员、档案内容等信息。3.外单位人员查阅、借阅公司档案，需持单位介绍信，经公司主管领导批准后，按照公司规定办理查阅、借阅手续。（五）档案鉴定与销毁1.档案员定期会同相关部门人员，对档案进行鉴定，根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的保管期限。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，并附上档案清单，经公司领导审批后进行销毁。3.档案销毁时，需有两人以上在场监销，确保销毁过程彻底、记录完整，监销人员在销毁清单上签字确认。四、档案安全管理（一）库房安全1.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案存储环境安全。2.库房内严禁吸烟和使用明火，配备必要的灭火器材，并定期进行检查和维护。3.安装防盗门窗、监控设备等，确保库房24小时处于监控状态，防止档案被盗。（二）数据安全1.电子档案存储设备应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。2.对电子档案的访问进行权限控制，设置不同的用户级别和密码，防止数据泄露。3.定期对电子档案系统进行维护和更新，安装杀毒软件和防火墙，防止病毒和恶意软件入侵。（三）人员安全1.档案员应接受档案安全培训，熟悉档案安全操作规程，提高安全意识和应急处理能力。2.在档案整理、搬运等过程中，要注意保护档案，避免因操作不当造成档案损坏。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生安全事故时能够迅速、有效地进行处理。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理各项制度的执行。2.监督小组对档案收集、整理、保管、利用等环节进行抽查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.制定档案员岗位考核标准，从工作业绩、工作态度、业务能力等方面对档案员进行考核。2.考核结果与档案员的绩效奖金、晋升等挂钩，激励档案员认真履行岗位职责，提高档案管理工作水平。六、附则（一）制度解释本制度由公司档案管理