经销商财务制度

PAGE经销商财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范公司经销商的财务行为，加强财务管理和监督，确保经销商财务工作的规范化、科学化、精细化，保障公司和经销商的合法权益，促进公司业务的健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有经销商，包括但不限于独立经销商、区域经销商、特约经销商等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保财务活动合法合规。真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映经销商的财务状况和经营成果。准确性原则：财务核算准确无误，各项财务数据和报表应符合财务会计准则和公司要求。及时性原则：及时记录、处理财务业务，按时报送财务报表和相关资料，确保财务信息的时效性。保密性原则：财务人员应对公司财务信息严格保密，不得泄露给无关人员。二、财务机构与人员设置1.财务机构设置经销商应根据业务规模和管理要求，设置独立的财务部门或配备专职财务人员，负责本经销商的财务管理工作。财务部门应具备完善的财务核算、财务管理和财务监督职能。2.财务人员职责财务负责人全面负责经销商的财务管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全财务管理制度和内部控制制度，确保财务工作规范有序。负责财务预算、成本控制、资金管理等工作，为经销商的经营决策提供财务支持。组织财务人员进行财务核算和财务分析，定期编制财务报表，及时向公司和经销商管理层汇报财务状况和经营成果。负责与公司财务部门、税务机关、银行等相关部门的沟通协调，处理财务相关事宜。会计人员按照国家财务会计准则和公司财务制度的规定，进行财务核算工作，包括账务处理、凭证编制、账簿登记等。负责财务报表的编制和报送工作，确保报表数据准确、完整、及时。协助财务负责人进行成本核算和控制，提供成本分析数据，为降低成本提供建议。负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务档案的安全和完整。出纳人员负责现金收付、银行结算等资金收支业务，确保资金收付安全、准确、及时。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要财务票据，确保其安全。协助会计人员进行其他财务工作，如核对账目、编制报表等。三、财务核算1.会计核算原则采用权责发生制原则进行会计核算，凡是本期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论款项是否收付，都应当作为本期的收入和费用；凡是不属于本期的收入和费用，即使款项已在本期收付，也不应作为本期的收入和费用。遵循借贷记账法进行账务处理，以“有借必有贷，借贷必相等”为记账规则。2.会计科目设置经销商应按照国家统一的会计制度和公司财务制度的要求，设置会计科目进行财务核算。会计科目应保持相对稳定，不得随意变更。如有必要变更，应经公司财务部门批准，并在财务报表附注中说明变更原因及对财务状况和经营成果的影响。3.财务报表编制经销商应按照规定的时间和格式编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整，数据之间应具有勾稽关系。每月末，经销商应在规定时间内将财务报表报送公司财务部门。财务报表应加盖经销商公章和财务负责人、制表人印章。公司财务部门应对经销商报送的财务报表进行审核，如发现问题应及时通知经销商进行调整。审核无误后，公司财务部门应将经销商财务报表纳入公司财务报表体系进行汇总分析。四、资金管理1.现金管理经销商应严格遵守现金管理规定，控制现金使用范围。除发放工资、支付差旅费、零星采购等允许使用现金的情况外，其他款项应通过银行转账结算。现金收入应及时存入银行，不得坐支现金。每日营业终了，出纳人员应盘点现金，确保账款相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因并进行处理。库存现金应严格控制在规定的限额以内，超过限额的现金应及时存入银行。2.银行存款管理经销商应按照国家银行结算制度的规定，开立银行账户，并妥善保管银行账号和密码。银行账户的开立、变更和撤销应报公司财务部门备案。出纳人员应定期核对银行存款日记账与银行对账单，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。如发现银行存款日记账与银行对账单不符，应及时查明原因并进行处理。严禁出租、出借银行账户，不得利用银行账户进行非法活动。3.资金审批与支付经销商应建立健全资金审批制度，明确资金审批流程和审批权限。所有资金支出必须经过审批，未经审批不得支付。资金支付审批应根据业务性质和金额大小，由经销商相关负责人进行审批。一般业务支出由财务负责人审批，重大业务支出应报经销商总经理审批。支付款项时，出纳人员应严格按照审批后的支付凭证进行支付，并在支付凭证上加盖“付讫”章。支付凭证应包括发票、收据、合同等相关原始凭证，并确保其真实、合法、有效。五、应收账款管理1.应收账款的确认与核算经销商应按照销售合同或协议的约定，及时确认应收账款。应收账款应按照实际发生额入账，包括销售商品或提供劳务的价款、增值税销项税额、代购货单位垫付的包装费、运杂费等。会计人员应定期对应收账款进行核算和清理，及时记录应收账款的增减变动情况。对于逾期未收回的应收账款，应及时查明原因，并采取相应的催收措施。2.应收账款的催收经销商应建立应收账款催收制度，明确催收责任人和催收流程。对于逾期未收回的应收账款，应及时发出催款通知，要求购货单位限期付款。催收责任人应定期与购货单位沟通，了解其付款能力和付款意愿，采取有效的催收措施，如电话催收、上门催收、发函催收等。对于长期拖欠的应收账款，应考虑通过法律途径解决。财务部门应定期对应收账款的催收情况进行统计和分析，向经销商管理层汇报催收进展情况，并提出相应的建议和措施。3.坏账准备的计提与核销经销商应按照国家财务会计准则的规定，定期对应收账款进行减值测试，合理计提坏账准备。坏账准备的计提方法和比例应符合公司财务制度的要求，并保持相对稳定。对于确实无法收回的应收账款，应按照规定的程序进行核销。核销坏账时，应提供相关证明材料，经经销商管理层批准后，报公司财务部门备案。六、存货管理1.存货的分类与计价经销商应根据存货的性质和用途，将存货分为库存商品、原材料、包装物、低值易耗品等类别。存货应按照实际成本计价，包括采购成本（含买价、运杂费、保险费等）、加工成本（含直接人工和制造费用）以及使存货达到目前场所和状态所发生的其他成本。2.存货的采购与入库经销商应建立健全存货采购管理制度，规范采购流程，确保采购业务的合法合规。采购人员应根据市场需求和库存情况，编制采购计划，经审批后组织采购。存货入库时，仓库管理人员应根据送货单、发票等相关凭证，对存货的数量、质量、规格等进行验收。验收合格后，办理入库手续，并填写入库单。入库单应一式多联，分别作为仓库记账、财务核算等的依据。3.存货的保管与盘点仓库管理人员应按照存货的类别、品种、规格等进行分类存放，确保存货的安全和完整。同时，应建立存货保管台账，记录存货的出入库情况。经销商应定期对存货进行盘点，盘点方法可采用实地盘点法。盘点时间一般为每月末或每季度末。盘点结束后，应编制存货盘点表，如实反映存货的实际数量、金额等情况。如发现存货盘盈、盘亏或毁损，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。盘盈存货应冲减当期管理费用；盘亏或毁损存货，属于正常损耗的，计入当期管理费用；属于应由责任人赔偿或保险公司赔偿的，应计入其他应收款；属于自然灾害等非正常原因造成的，应计入营业外支出。七、成本费用管理1.成本费用的分类与核算经销商应按照成本费用的性质和用途，将成本费用分为主营业务成本、主营业务税金及附加、销售费用、管理费用、财务费用等类别。成本费用应按照权责发生制原则进行核算，准确归集和分配各项成本费用。主营业务成本应与主营业务收入相配比，销售费用、管理费用、财务费用等应按照规定的标准和方法进行分摊和核算。2.成本费用的控制经销商应建立成本费用控制制度，明确成本费用控制目标和控制措施。各部门应根据成本费用控制目标，制定具体的实施计划，并严格执行。财务部门应定期对成本费用进行分析和监控，及时发现成本费用控制中存在的问题，并提出改进建议。对于超支的成本费用项目，应查明原因，采取措施进行调整和控制。加强对各项费用支出的审批管理，严格控制不合理的费用支出。对于业务招待费、差旅费、会议费等费用，应制定明确的开支标准和审批程序，并严格执行。八、税务管理1.税务登记与申报经销商应按照国家税收法律法规的规定，及时办理税务登记手续，并按照规定的纳税期限和申报方式，如实申报缴纳各项税款。财务人员应熟悉国家税收政策和法规，准确计算应纳税额，确保纳税申报的准确性和及时性。纳税申报资料应包括纳税申报表、财务报表、发票等相关资料。2.发票管理经销商应建立健全发票管理制度，规范发票的领购、开具、取得、保管等环节。发票领购人员应按照规定的程序和要求，向税务机关领购发票，并妥善保管。开具发票时，应按照发票管理办法的规定，如实填写发票内容，确保发票开具的真实性、合法性和完整性。取得发票时，应审核发票的真实性、合法性和有效性，对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。定期对发票进行盘点和核对，确保发票的安全和完整。如发现发票丢失、被盗等情况，应及时向税务机关报告，并按照规定进行处理。3.税务筹划在遵守国家税收法律法规的前提下，经销商可根据自身业务特点和经营情况，进行合理的税务筹划，降低税务成本。税务筹划应遵循合法性、合理性、综合性等原则，不得采取违法违规手段进行避税。财务人员应关注国家税收政策的变化，及时调整税务筹划方案，确保税务筹划的有效性和合规性。同时，应加强与税务机关的沟通和协调，及时了解税务政策和征管要求，避免税务风险。九、财务档案管理1.财务档案的范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、银行对账单、合同协议、财务审批文件等与财务工作相关的各类资料。2.财务档案的整理与归档会计人员应定期对财务档案进行整理，按照类别、年度、月份等进行分类编号，并装订成册。财务档案应及时归档，存放在专门的档案柜中，并建立档案目录，便于查找和查阅。3.财务档案的保管期限财务档案的保管期限应按照国家档案管理规定和公司财务制度的要求执行。一般会计凭证、会计账簿等保管期限为15年，财务报表等保管期限为10年，税务资料、银行对账单等保管期限为5年。保管期限届满后，应按照规定的程序进行销毁。4.财务档案的查阅与借阅内部人员查阅财务档案时，应填写查阅申请表，经财务负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将财务档案带出档案室。外部单位或人员查